Kommunikative Tipps zur schriftlichen Korrespondenz (Brief, Mail etc.)

Von Medienwahl über Anrede und Typographie bis zum Zeitmanagement

Kommunikation ist durchaus unübertrieben als Kitt der Welt zu bezeichnen, aber oft im Reich des Unterbewussten angesiedelt. Schönes wie auch Konflikte sind im Kern kommunikative Phänomene. Wer schon andere Beiträge innerhalb dieses Blogs gelesen hat, wird diese Veranschaulichung kennen: Kommunikation wird oft wie das Atmen verstanden: Kann jeder, ganz von alleine! Aber wie zu atmen noch lange nicht befähigt, ohne Gerätschaften in der Tiefsee zu tauchen, wird die Tragweite des Atmens erst auffällig, wenn man in Atemnot gerät. Ähnlich verhält es sich auch mit Kommunikation: Obschon jeder kommunizieren kann, heißt das noch lange nicht, dass zielführende, respektvolle oder höfliche Kommunikation stets gelingt. Gerade deshalb ist es mehr denn je — in Anbetracht diverser Anbieter, Netzwerke etc., einer schieren Masse also — notwendig, fundiert und das heißt, vor allem ganzheitlich zu kommunizieren: nicht Inhalt auf der einen Seite und Design auf der anderen — als Außen, als Verpackung. All das gehört zusammen …

… und sollte auch so zur Anwendung gebracht werden — Apple zum Beispiel verkauft nicht nur Technik, Cola nur bedingt Softdrinks, sondern beide bisweilen ersatz-religiös aufgeladenes Lebensgefühl. Nun sind gerade die letzten beiden Beispiele vor allem das Feld kommunikativer Profis — etwa das von Designern und Werbefachleuten etc. Hier aber geht es nur im Ansatz um Profis, sondern gerade um ein alltägliches kommunikatives und damit Design umschließendes Grundwissen: Wie, wann und auf welchem Wege schreibe ich einen Brief, welche korrekten Zeichen nutze ich, damit im Sinne von Ganzheitlichkeit nicht nur der Ton und die Rechtschreibung stimmen, sondern auch — durch gezielte Gestaltung — die visuelle Dimension ihrer Nachricht funktioniert. So können Sie umfassender, professioneller und erfolgreicher kommunizieren — Ihre Bewerbung/Ihre Institution wirkt dann einfach souveräner … Ausgehend von diesen Überlegungen versucht der Autor des Blogs einige Tipps zu offerieren — ohne Anspruch auf Vollständigkeit und ohne jegliche Gewähr:

  1. Wer bin ich und wem schreibe ich? Die Anrede
  2. Auf welchem Wege schreibe ich? Das Medium
  3. Wie schreibe ich? Ein paar Textbrocken, Typographie- und Design-Grundlagen
  4. Wann schreibe ich? Zeitmanagement und Zeitpunkt
  5. Die eventuelle Pflicht zu antworten, das Nicht- oder Ende eines Dialogs

All dies geschieht ausgehend von drei voranzustellenden Grundsätzen, die im Folgenden immer wieder herangezogen werden:

I. Gefühlslagen und Traditionen ≈ gehören konkret berücksichtigt

II. Ganzheitliches Denken ≈ Design und Inhalt als Ganzes

III. Was (Absicht) wollen Sie wem (Zielgruppe/Adressat) auf welchem Wege sagen (Medium, Tonality)?

 

1. Wer bin ich und wem schreibe ich? Die Anrede

Hier schließen wir direkt an die dritte Voranstellung an — sind Sie auf der Jobsuche? Wollen Sie etwas erfahren, gar erbitten? Sind Sie Chefin/Chef und schreiben Sie Ihren „Untergebenen“, sind Sie also eher hierarchisch orientiert? Sind Sie ein Chef, der sich als Teamplayer versteht und somit, trotz großer Verantwortung, einer unter gleichen? Sind Sie ein Vertreter einer Institution — haben Sie in diesem Sinne und einer Corporate Identity einen Beitrag zur souveränen und freundlich-kompetenten Außendarstellung der jeweiligen Unternehmung zu leisten? Sollten Sie dann von „wir“ statt „ich“ sprechen? Sie sehen, automatisch geraten wir an einen weiteren Punkt bzw. nehmen diesen vorweg — nämlich die Art und Weise, wie Sie eine Textnachricht verfassen. Insgesamt gilt es, die Linearität der dritten Voranstellung nun nicht übermäßig zu strapazieren

— Kommunikation ist nicht per se gerichtet (≈ von A nach B), sondern immer als Netzwerk zu verstehen. Überlegen Sie daher nicht nur, wer Sie sind, wen Sie adressieren, sondern was für eine konkrete Situation vorliegt! Das heißt, Empfänger und Sender sind bisweilen gleichwertige, auf einander Einfluss nehmende Größen …

Das „Ich“ im Text wäre — abseits eines persönlichen Briefs aus Ihrer höchsteigenen Feder — gerade noch denkbar, wenn Sie Einzelunternehmer sind und Ihnen das Unternehmen gehört. Es wirkt in vielen Fällen aber, welch Überraschung, tendenziell ich-bezogen — meist ist es doch ein Team, das hinter einem Projekt steckt und welches Sie ggf. als ein Einzelner/eine Einzelne, egal wie und ob die Hierarchie ausgeformt ist, repräsentieren.

„Wir“ ist also nicht nur repräsentativ und symbolisiert eine gewisse Teamfähigkeit, es kreiert zudem den Eindruck von Größe.

Zu Recht, mögen Sie entgegnen, kann ein solches Vorgehen einer Scharade gleichkommen — insbesondere in Bezug auf eine Einzelperson/einen Einzelunternehmer. Zweifellos ist ein solches Vorgehen also eine Gratwanderung, aber doch weiterhin ein überlegenswertes Instrument zu Erzeugung einer gewissen Souveränität … Und das heißt ja noch nicht, Sie schalten beim Telefonieren Tonbänder an oder spielen Soundfiles ab, welche jeweils ein Großraumbüro durch div. Stimmen, Tastaturgeräusche und Telefonklingeln simulieren.

Vom Chef ist manchmal ein etwas deutlicher Ton (≈ Medium, bzw. konkreter: Tonality) zu erwarten/zu befürchten. In einem Gemeinschaftsprojekt — wie häufig im künstlerisch-kreativen Bereich oder in ehrenamtlichen Vorhaben — ist ein anderer Umgang erforderlich. Trotz etwaiger Hierarchien (≈ Regisseur) sind Sie auf ein durchgängiges Wohlgesonnen-Sein ihrer MitstreiterInnen angewiesen — über vertragliche Komponenten hinaus bzw. hier ist ein gewisser „Spirit“ oft die wesentliche Grundlage weiterhin zusammen zu arbeiten.

Das mag jetzt alles sehr durchtrieben wirken oder sogar egoistisch, scheinbar geht es immer nur darum, etwas von anderen zu bekommen. Aber auch das darf nicht überbewertet werden: Wie auch immer man es interpretiert, Überreden und Überzeugen gehören zur Kommunikation und müssen nicht immer durchtrieben sein — Kontaktaufnahme, um mit jemandem zusammen etwas Tolles zu machen, jemandem zu helfen, wobei sich schließlich alle gut fühlen etc.

In keinem Fall also sind Sie von einem respektvollen Umgang entlassen. So empfiehlt sich etwa durchweg ein korrekte Ansprach in Medien wie dem Brief oder der Email, auch bei der Erstkontaktaufnahme über einen Nachrichtendienst (Facebook, Xing, LinkedIn):

Sehr geehrte Herr/Frau/Div. XY,

Nicht (beim ersten Kontakt, ohne Vertrauen oder Freundschaftlichkeit):

Hallo …, Liebe …, Hey …

Sind Sie über einen akademischen Grad des Adressaten informiert, nutzen Sie Ihn bzw. informieren Sie sich, ob einer vorliegt — vielleicht legt der- oder diejenige auf den Grad besonders Wert. Und wenn nicht, werden Sie das irgendwann merken, er oder sie es Ihnen mitteilen. Gehen Sie zunächst auf Nummer sicher!

Anrede bei sogenannten „Titel“:

Sehr geehrte Frau Professorin XY,

Professoren haben häufig (müssen es aber nicht — etwa, weil sie ein herausragendes künstlerisches Portfolio aufweisen) auch einen Doktorgrad: Frau Prof. Dr. XY. Eigentlich reicht es dann den „höheren Grad“ zu nutzen, ausgeschrieben und dem Geschlecht angepasst, sodass nicht der Eindruck von „Copy & Paste“ entsteht und eine spezifische Würdigung Ihres Gegenübers Ausdruck erhält — also noch einmal, aber zunächst unter Vorbehalt:

Theoretisch (ABER nicht empfehlenswert) nur den höchsten „Titel“ nennen:

[Prof. Dr. XY → Sehr geehrte Frau Professorin XY,]

Unter Vorbehalt aus zwei Gründen: „Professor“ ist kein akademischer Grad, sondern „nur“ eine Berufsbezeichnung. Diesbezüglich sind die Grenzen und Gefühlslagen bei Trägern und in der öffentlichen Wahrnehmung aber mehr als ungenau. Daher sollten Sie also auf Nummer sicher gehen: Sie nennen dieses umgangssprachlich und in manch Formularen als „Titel“ Bezeichnete zusätzlich zum höchsten akademischen Grad (sofern dieser überhaupt genannt wird, meist findet nur der Doktorgrad Nennung — dazu gleich mehr). Das bedeutet konkret:

eigentlich ist nur der tatsächliche Grad zu nennen ≈  riskant und daher erneut nur theoretisch/nicht empfehlenswert:

[Prof. Dr. XY → Sehr geehrte Frau Dr. XY]

Nummer sicher ist beides zu nennen — Doktorgrad und Professor-„Titel“:

Prof. Dr. XY → Sehr geehrte Frau Professorin Dr. XY

Vielleicht wird sich diese etwas kuriose Praxis langfristig ändern, da sich das Wissen um irreführende Begriffe wie „Titel“ und „Professor“ weiter verbreitet. Aber Sie sollten sich fragen, ob es aus Ihrer Perspektive (als Anschreibender — hinsichtlich einer Stellenausschreibung etwa) klug ist, ein Exempel zu statuieren … Höchstens als Reaktion Ihrerseits auf unverschämte Äußerungen eines Professors Ihnen und Ihrer Institution gegenüber wäre es vielleicht sinnvoll, mal die sogenannten Titel auszulassen … — auch Professoren sind nur Menschen, die sich irren oder auch mal die Contenance verlieren.

Kommen wir noch einmal auf Doktorgarde zurück: Sicherlich werden Sie entgegnen, wer zu viel Wert auf selbige legt, wollte sich wohl nach wie vor verbreitetes Sozialprestige mit dem Titel sichern. Diverse Skandale der letzten Jahre könnten Ihnen Recht geben, insbesondere die Berufsdoktorate in der Medizin: also ein fast durchgehende „Doktorisierung“ als sei sie fester Bestandteil der Ausbildung. Faktisch ist es so, dass bestimmte Posten im Krankenhäusern Ärzten ohne diesen Grad nicht zugänglich sind, auch lässt sich immer mehr beobachten, dass — dem Englischen ähnlich — vielfahc Arzt und „Doktor“ gleich gesetzt werden.

Aber Pauschalierungen sind immer fraglich und richten sich gegen die Mehrheit, die ein echtes Forschungsinteresse hat oder, konkret/auf das genannte Beispiel bezogen, gegen die sicherlich zahllosen Mediziner, die etwas mit ihrer Dissertation bewegen wollen. Dann ist der Grad dann nämlich Ausdruck einer abgeschlossenen Lebensphase und angesichts oft zumindest während dieser Tätigkeit geringer oder ausbleibender finanzieller Kompensation und in Anbetracht weit überdurchschnittlicher Arbeitszeiten auch eine Art von Auszeichnung/Belohnung.

Sicherlich ließe sich auch hier, wie im Grunde überall, entgegen und so wurde es auch dem Autor dieses Beitrags angetragen: „Also das kann man doch alles überall erlesen oder selbst erforschen — ohne Uni, ohne eine Graduiertenschule, Kolloquien und Gutachten etc.“ Klar, auch eine Operation kann im Selbststudium erlernt werden — verzeihen Sie die Polemik. Tatsächlich kann auf Grund weitreichender Informationsquellen in unserer gegenwärtigen Welt nahezu jeder alles erlernen. Und das ist gut so! Wir könnten in diesem Zusammenhang über den Sinn von Zeugnissen diskutieren, ob sie immer die mit ihnen angedachten Standards repräsentierten. Aber wie Quereinsteiger oder Autodidakten für ihre Leistungen Anerkennung haben möchte, sollte sie auch anderen, eben ausgebildeten, studierten oder promovierten Kräften entgegen gebracht werden. Schließlich ist das zugängliche Wissen oft auch im Rahmen von Promotion, weiteren Publikationen entstanden und gerade die Doktorarbeit noch mehr als Bachelor oder Master von einer weitgehenden Eigenleistung geprägt.

Daher als Abkürzung und ohne das Fachgebiet gehört ein Doktorgrad genannt — weitere Angaben müssen Sie nicht berücksichtigen, selbst für den Gradinhaber sind etwaige Regeln zur spezifischen Kennzeichnung nicht sehr konkret oder es ist je Institution oft sehr unterschiedlich, ob das Gebiet der Promotion ergänzt werden muss („Dr. phil“ oder „Dr. med.“ statt nur „Dr.“).

Als ein einen Doktor Anschreibender ist der Doktor-Grad nicht zu spezifizieren:

Dr. phil. ZZ → Sehr geehrter Herr Dr. ZZ,

Umgekehrt (gegenüber einer anschreibenden Einzelperson und deren möglicherweise bedingt gelungenen Anrede-Nutzung) stellen Sie sich in kein gutes Licht, wenn Sie als Hochschule — als Designhochschule besonders gravierend — kein typografisch korrektes Anschreiben realisieren können: Dazu gleich mehr. An dieser Stelle bleiben wir aber zunächst noch bei der Anrede: Seit Jahren gibt es nun auch in Deutschland das mehrstufige Modell — Bachelor, Master, PhD. Letzteres ist ein Doctor of Philosophy, abgekürzt PhD oder Ph. D. Im Ausland ist der PhD weit verbreitet. Wie ein Doktor der Medizin ein „M. D.“ nach dem Namen trägt, aber mit „Doctor“ angesprochen wird, ist eigentlich aus mit PhDs zu verfahren. Angesichts der häufigen Proklamation diverser Hochschulen international zu sein, irritiert die offenbare Problematik diesen Doktorgrad korrekte in Brief und Email anzusprechen: Wie international ist man dann tatsächlich?

Wenig sinnvoll ist es, ein Unterscheidung der Leistungen, also eine Differenz zum deutschen „Dr.“ herbeizureden. Die Betreuungsangebote sind zwar im PhD formal umfangreicher, aber meist auf Unterrichtseinheiten im Rahmen von ein bis wie Woche pro Jahr beschränkt und die eigentliche Leistung ist immer noch vollends alleine zu erbringen. Umgekehrt verfügen klassische Promovierende und deren Unis stets über umfangreiche Zusatzangebote über die sogenannten „Graduiertenschulen“, die sich kaum unterscheiden, gar oft die gleichen Angebote wie im PhD-Promotionsstudium aufweisen. Mal abgesehen davon, dass beim „Dr.“ das Leistungsspektrum wie gesagt gravierend schwanken kann — von konsekutiven Arbeiten, also der Sammeln einzelner Publikationen als Promotion bis zur ausbleibenden Veröffentlichung bzw. einem bloßen Einlagern von Printexemplaren in einer Bibliothek.

Oder liegt das Problem hier: Der PhD ist, wie die Bachelor und Master, hinter dem Name zu frühen. Wie nun eine/n PhD anschreiben? Nun klar, im Sinne einer dem Namen nachstehenden Position und in Anbetracht der für viele immer noch neuen Grade hieße bzw. heißt das …

… mit großem Risiko einer Oberflächlichkeit gegenüber PhDs (im Verhältnis zum klassischen Dr.) und daher nicht zu empfehlen:

Dr. med. Tobias Test → Sehr geehrter Herr Dr. Test,

[Max Muster, PhD → Sehr geehrter Herr Muster,]

So würde bzw. wird (noch günstig ausgelegt: unbewusste) innerhalb der Promovierten ein Zweiklassigkeit gepflegt — eben auch durch Universitäten, die oft selber PhD-Programm anbieten oder PhDs beschäftigen. Dem eine (und seinem nach wie vor verbreiteten Titel-) Ehrfurcht in der Ansprache, dem anderen nicht …

Da könnte man drüber stehen, man weiß doch, was man geleistet hat. Dennoch macht dies definitiv keinen guten Eindruck bzw. gibt ein negatives Bild der jeweiligen Institution: Sind die Aktuere der Personalabteilung nicht umfassend geschult, um zu wissen, dass diese „neuen“ Grade existieren? Welche Sorgfalt ist vom Arbeitgeber zu erwarten, wenn dessen ersten Repräsentanten (/Kontaktadressen) bei Unbekanntem (eben dem PhD) nicht mal googeln, um Informationen zu diesem Grad zu erhalten? Ist die Bewerbung überhaupt richtig durchgelesen worden oder ohne einen „Dr.“ in der ersten Zeile (bei einer Stelle, welche die Qualifikation Promotion erfordert) aussortiert worden?

D.h. — Sie ahnen es —  auf Nummer sicher/im Sinne ausgleichenden Respekts für Promovierte, ob Dr. oder PhD: die gleiche Anrede!

Dr. med. Tobias Test → Sehr geehrter Herr Dr. Test,

Max Muster, PhD → Sehr geehrter Herr Dr. Muster,

Wie sich PhDs hierzulade selbst bezeichnen dürfen oder sollen, ist eine Grauzone: Im Ausland erworben ist ggf. ——— hier wird durch den Autors dieses Blogs keine Rechtsberatung durchgeführt, es handelt sich nur um die Wiedergabe von Erfahrungswerten und Beobachtungen ——— das Führen eines „Dr.“ auf der Visitenkarte erlaubt. In Deutschland bestanden erlauben einige Unis ebenfalls statt PhD „Dr.“, andere verweisen darauf, dass Grade in Deutschland geführt werden müssten, wie sie verliehen wurden: also nur „Muster, PhD“ auf der Visitenkarte. Schreiben Sie nun einen PhD an, kann und sollte Ihnen diese Grauzone egal sein.

Sicherlich könnte, wie mit dem Verweis auf den Professor angedeutet, auch der Doktortitel, entsprechend der Nicht-Nennung von Bachelor und Master, zusehends zurück gedrängt, zumindest ebenfalls (wie mit dem PhD ja schon jetzt) dem Namen nachgeordnet werden. Im Zuge dieser über die zw. Dr. und PhD hinausgehende Ungleichbehandlung boomen womöglich selbstgewählte Titelformen: CEO, Designer etc. Analog zum letzten Begriff — Sie alle haben es schon gehört — bezeichnet sich jeder C- oder D-Promi als DesignerIn: Der Beruf ist nicht geschützt — echte Fähigkeiten, eine Ausbildung oder eine Studium werden nicht vorausgesetzt. Dieser Umstand ist — aus Perspektive eines hier schreibenden Designers — womöglich ein weiterer Grund, warum Seriosität ausstrahlende „Titel-Artigkeiten“ aktuell bleibt. Wie gesagt, in diesem Blogeintrag geht es zwar um „Aufklärung“ in Bezug auf kommunikative Aspekte, aber auch immer um Abwägung gegenwärtiger Zustände. So wird zwar der klassische Doktorgrad meist genannt, andere Grade, vor allem BA und MA hingegen nicht — eine diskutabler, aber faktischer Zustand:

Hinsichtlich anderer (gegenwärtiger) Grade: Maxim Muster, M. A. → Sehr geehrte Frau Muster,

Insofern ist der Umgang mit Graden wie „Diplom Ingenieur/Designer“ etc. schwierig — sie könnten weggelassen werden entsprechend der „neueren“ Formen bzw. eigentlich wurde sie auch vor Bologna regelmäßig ausgelassen:

Eigentlich mit BA und MA gleichberechtigt, aber ggf. Missfallen bei Trägern älterer Grade auslösend:

[Dipl.-Designer Max Muster → Sehr geehrter Herr Muster,]

Die umfassende Nennung in der ersten Kontaktaufnahme sichert Sie zunächst ab!

Vorläufig/auf Nummer sicher, wenn auch nicht sehr gerecht:

Dipl.-Designer Max Muster → Sehr geehrter Herr Dipl.-Designer Muster,

Gerecht wäre es dann natürlich analog, wobei die Anrede noch hölzener als schon bei der Nennung des Diploms werden würde:

[Vera Versuch, B. A. → Sehr geehrte Frau B. A. Versuch,]

Und weiterführend gerecht, aber nicht übliche, wäre es dann:

[XY, Malermeister → Sehr geehrter Herr Meister,]

Aber wie mehrfach erwähnt ist dieser ganze Komplex sehr von Gewohnheiten durchzogen und von einer mangelnden kommunikativen Reflexion geprägt — vielleicht wird sich dies künftig ändern. Zudem, ähnlich dem Problembereich PhD, werden derartigen Lösungen schon „staatlich“ Absagen erteilt bzw. diese Ungleichverhältnis von alten und neuen akademischen Graden beibehalten: Oder wie viele öffentliche, analoge oder digitale Formulare kennen Sie, in denen Sie etwa einen B. A. etc. eintragen können? Achtung Ironie: Bologna ist ja erst ein paar Jahre her …

 

2. Auf welchem Wege schreibe ich? Das Medium

Auch wenn es eine verbreitete Vorstellung ist, so wollen wir sie doch gleich hinter uns lassen, nämlich diese: Medien seien Werkzeuge für den Transport eines Inhaltes von A nach B. Richtig, der Etymologie des Begriffs nach stehen sie tatsächlich „dazwischen“.

Medien sind aber gerade nicht einfach nur Instrumente im Sinne voll kontrollierbarer Werkzeuge.

Und hier wollen wir Werkzeugen nicht Unrecht tun: Im Sinne moderner (und damit wenig kausal orientierter, eindimensionaler) Medientheorie (wie Konstruktivismus, Systemtheorie, Akteur-Netzwerk-Theorie) und eines entsprechend weitgefassten Verständnisses dessen, was Medien sind, sind eben auch Werkzeuge aus jedermanns Garage Medien. Und dies sind sie wiederum in einem netzwerkartigen, multiplen Bezug, in einer mehrfachen Wechselwirkung. Dann ist die Bohrmaschine nicht nur ein Werkzeug, „Löcher anzufertigen“. Sie „zwingt“ oder besser prägt dem Nutzer — im klassischen Mediensprachgebrauch: „dem Sender“ — ein Verhalten auf: Wechsel der Bohrer, Laden des Akkus oder bei älteren Modellen das Handling des Kabels, gar nur dort Löcher und Schrauben vorzusehen, wo mit der Maschine und ihrer Außendimension „hinzukommen“ ist. Der eigentliche „Empfänger“ — das Material, das „Projekt“ — übt also Einfluss auf den Sender aus. Der Bohrer bzw. die ganz Maschine sind also kein neutrales Instrument, schon gar nicht ein unveränderlicher Container: Der Bohrer nutzt sich ab, die Maschine überhitzt etc.

Medien — wieder in einem klassischeren Verständnis, also Buch, Film etc. meinend — dienen nur im Ansatz einem Transport von etwas, denn sie verändern das Transportierte, sie ko-bestimmen Sender und Empfänger und lassen sich nur in Teilen wirklich instrumentalisieren.

Das Fernsehen z. B. wird von Menschen gemacht, die natürlich selbst Teil jener Gesellschaft sind, über die sie berichten oder intentional z B. im kritischen Journalismus etwas anmerken wollen. Was diese Produzenten nun als Werk verstehen bzw. dessen Inhalt kann beim Empfänger (soweit es ihn in einem netzwerkartigen Sinn überhaupt gibt) ganz unterschiedlich verstanden werden, je nach Zielgruppen, die dann eventuelles Feedback geben. Das Medium bildet (als Bericht, als künstlerisch-kritische Absichtserklärung ≈ z. B. eine Qualitätsfernsehserie) die Welt ab und beeinflusst selbige zugleich. Und das ist zunächst nichts Gutes oder Schlechtes, sondern schlicht im systemischen Sinne, im Sinne eines Netzwerk in jeder Kommunikation allgegenwärtig — vom Supermarkteinkauf, dem Gespräch an der Bushaltestelle bis hin zum klassischen Medienverständnis: Es wird unterhalten, informiert, überzeugt und überredet. Auf das Fernsehen bezogen meint diese: Gewisse Zeiten zuzuschauen, werden verinnerlicht, selbst bei Video-on-Demand-Anbietern werden dem Nutzer, wie einst durch die Erfindung der Fernbedienung zur Steuerung des TV-Sets, bestimmte Rhythmen und Verhaltensweisen (Klicks) „antrainiert“, das Verhalten der Zuschauerschaft wird analysiert (Quote oder Big Data).

Die Couch in div. Sitcom-Szenarien spiegelt die Couch vor dem Fernseher wieder oder ist es umgekehrt? Tatsächlich: Eine Mischung aus beidem?/!

Also und konkreter: Denken Sie an das Medium, was Sie verwenden wollen:

Kann ich schnell und/oder verlässlich und/oder eindrucksvoll und/oder seriöse und/oder dem Adressaten in Tenor/Tonality gemäß mein Gegenüber erreichen? Bin ich mit den Eigenarten des Mediums zumindest in Ansätzen vertraut — den dortigen „Spielregeln“?

Z. B.: Whatsapp ist ein Kurznachrichtendienst (Wir zählen das Teilen von Bildern, Videos und Sprachnachrichten mal dazu), ein soziales bzw. dialogisches Medium. Knapp, einerseits ohne Umschweife, anderseits vereinfacht (aber ohne Wertung) jeden „Kram“ verbreitend, wird kommuniziert. Wird z. B. Whatsapp für eine erste Kontaktaufnahme durch einen potentiellen Arbeitgeber angeben, können Sie den Nachrichtendienst natürlich zum Anschreiben nutzen. Sie sollten dann doch, wenn es auch nicht der „normalen“ Natur des Mediums entspricht, eine vollständige Anrede verwenden — wie eine professionelle Email und ein entsprechender Brief eine formale Anrede benötigen.

Nagel Sie mich aber nun nicht fest, denn, wie bereits oben vorangestellt, gilt es, konkrete Situationen zu analysieren, Gefühlslagen und „Traditionen“ zu berücksichtigen: Wenn ein zwanglose Kommunikation der bevorzugte Weg ist, mit etwaigen Freunden zu kommunizieren, machen Sie es natürlich so, wie Sie es mehr oder minder bewusst untereinander vereinbart haben. Oder Sie halten es — als Initiator einer Ansprache — womöglich für angemessen, einen anderen und damit salopperen Ton anzuschlagen… risikobereit! Durchaus könnten Sie die Angaben einer Whatsapp-Nummer so interpretiert, als dass Sie zu einer lockeren Anrede aufgefordert werden — umgekehrt, und zwar als Whatsapp-Nummer-Angebender: Wundern Sie sich dann nicht, wenn die Anrede Ihrer Person auf diesem Wege auch salopp ausfällt.

Insgesamt heißt das, dass bestimmte Zwecke bestimmte Kanäle und damit bestimmte Medien Kanäle erfordern oder empfehlen:

Soll es um die Abstimmung von Arbeitszeiten gehen, ist ein kurzer, auf die „Basics“ reduzierter Dienst (wie Whatsapp) ideal und durchaus effizient — etwa gegenüber Anruf(-Kette), Email und insbesondere dem Brief. Geht es um Details, einen spezifischen Sachverhalt, darum mehr nachhaltig zu schaffen, ist die Email oder der gedruckte Briefe besser geeignet. Die Mühe/der Mehraufwand (etwa als selbstständige Formatierungsarbeit in Word — obschon dort natürlich mehr oder minder gelungene Vorlagen zu finden sind) kann im Verhältnis zu Whatsapp-Texten auch Ausdruck von Engagement sein. Einladungen zu einem größeren Fest, gar einer Hochzeit sollten nach wie vor auf Papier angefertigt werden — am besten mithilfe eines Profis, damit nicht alles zentriert gesetzt wird, weil das im Gemeinsinn als harmonisch gilt. Dieser Profi wird dann voraussichtlich auch ein adäquates Papier wählen, dass ein haptisches Erlebnis ermöglicht — edler anmutend als das dünne 80-g-Papier unseres nicht-digitalen Alltags. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch der Empfehlung folgen, mindestens die Anrede selbst, und zwar handschriftlich via Füller anzufertigen, gar große Teile der Nachricht oder einen persönlichen Zusatz entsprechend anzulegen. Umso seltener Tinte geworden ist, umso mehr sticht sie heraus und ihr persönlicher Charakter verstärkt sich.

Sind Sie der Angeschriebene/die Angeschriebene empfiehlt sich zur Antwort (soweit möglich) dasselbe Medium zu nutzen wie in der Kontaktaufnahme. So bleibt die Kommunikation gradlinig und eindeutig.

Natürlich, wenn Sie ein geschäftlicher Kontakt auf der Privatnummer kontaktiert, wählen Sie den offiziellen Kanal um zu antworten — sofern Sie das überhaupt noch wollen bzw. sobald Sie abwägen können, ob der Kontaktversuch dreist oder nur ein Versehen war (die private Nummer dem- oder derjenigen als offizielle zugetragen wurde).

Es gibt weitere Ausnahmen, und zwar zwei: Dringlichkeit und Effizienz. Wenn Ihre Kollegen einen Sachverhalt ständig und mit zahlrechen Emails abstimmen wollen: Da hat der eine noch nicht alle Emails gelesen, da schreibt die andere zu einer neuen Mail usw. Effizienter ist es dann, einen anderen Kanal als denn sonst üblich zu wählen, vielleicht eine grundlegende Neubewertung des primären Kanals interner Kommunikation vorzunehmen. Ein Anruf kann, Telefon- und Videokonferenzen können den Sachverhalt meist schnell und endgültig klären.

Ein weiteres Szenario: Ihnen wurde eine Frist gesetzt — etwa in der Kommunikation mit öffentlichen Institutionen oder in juristischen Fragen oder es wird Ihnen hinsichtlich einer Jobofferte Bedenkzeit gewährt — und Sie können diese nicht einhalten. Vielleicht, weil Sie das postalische Schreiben verzögert empfangen haben (im Zuge einer Pseudofrist vielleicht — siehe unten). Oder weil Sie niemanden haben, niemanden beauftragt haben, in ihrer Abwesenheit wichtige Post zu öffnen. Übrigens werden Sie mit dem erstgenannten Grund, obschon es immer mehr Singles gibt und Einsamkeit ein ab und an in Medien diskutiertes Thema ist, kaum Gehör finden — eine Beantwortung wird stets vorausgesetzt. Insbesondere von staatlicher Stelle sind kommunikative Umgangsformen (Urlaub, Geschäftszeiten zu respektieren etc.) weitgehend unbekannt oder müssen als minimal ausgeprägt beschrieben werden. Zudem scheint ein den 1950er Jahren ähnliches Verhältnis zw. „Kunde“ und Verwaltung weiterhin sehr verbreitet — das werden wir immer wieder behandeln.

Jedenfalls bräuchte eine knapp an der Frist liegende Beantwortung auf gleichem Wege (was meist postalisch meint) zu lange — säckeweise in der Annahmestelle liegend, das Ordnen und Verteilung in den einzelnen Abteilungen kommt noch zum in Relation ohnehin langsamen Postweg hinzu. Insofern ist dann ein schnelleres Medium sinnvoll — etwa der Kontakt anhand einer oft auf den Schreiben angebotenen Emailadresse (eines/einer Sachbearbeiters/einer Sachbearbeiterin), um zu bestätigen, dass das Schreiben Ihrerseits bearbeitet wird und um eine Fristverlängerung zu bitten. Es wäre dann notwendig, auf diese Nachricht zu antworten — also, dass der oder die SachbearbeiterIn Ihnen bestätigt, dass es eine solche Verlängerung gibt. Schließlich sind Sie der Kunde, nicht umgekehrt. Bisweilen scheint hier natürlich, wie gesagt, ein anderes Verhältnis in den Abteilungen gepflegt zu werden — mehr oder minder deutlich, indem man eben nicht antwortet oder telefonisch (aus eigner Erfahrung des Autors dieses Blogs) schwer bis gar nicht zu erreichen ist … Es geht hier übrigens nicht um das mehr oder minder absichtliche oder bedauerlich unvermeidliche Nicht-Zahlen-Wollen! Gemeint sind hier vielmehr etwaige Fristen zum neuen Tarif, geändert Einkommensverhältnisse, die bekannterweise ohnehin rückwirkend berechnet werden.

Sicherlich ist gegenüber einer kurzen Antwort auch der Einwurf denkbar, dass das Beantworten diverser Nachrichten die Personaldecke etwaiger Abteilungen sprengen würde. Aber diese Aussage kann hier nicht in Gänze stehen gelassen werden: Das allseitige Sprechen von Digitalisierung vergisst nämlich, dass das Verschicken etwaiger Schreiben und Formulare, aber auch die Beantwortung etwaiger Mails standardisiert ist, standardisierbar ist bzw. weiter automatisiert werden kann, sodass sich der etwaige Aufwand deutlich minimieren lässt. Es überrascht, dass solche Maßnahmen noch nicht ergriffen wurden — angesichts der durch solche kommunikativen Schwächen begünstigten Klischees, erfahrungsgemäßer Possen (etwa monatelanger Zusendung der immer gleichen Formel durch immer wieder andere SachbearbeiterInnen) oder die durch Digitalisierung schonbaren chronisch klammen Kassen …

Es sollte verinnerlicht werden: Wenn ich eine Kanal — ein Medium zur Kontaktaufnahme — anbiete, dann muss ich auch bereit sein, über ihn zu kommunizieren.

Das gilt dann auch für Soziale Medien. Diese sind aus Sicht des Autors dieses Blogs bereits über ihre Etablierung hinaus, partiell und nüchtern betrachtet in einer gewissen Stagnation befindlich. Das ist nichts Schlechtes oder Kulturpessimistisches oder soll Wasser auf Mühlen deren sein, die glauben, diese schreckliche (weil neue, weil jüngst kritisierte) Medienform fände nun ein Ende, mindestens ein Abklingen. Es ist hier vielmehr gemeint, dass solche Medien, wie jedes andere Medium, ihren Platz gefunden haben, ein gigantisches Wachstum ist nicht unbedingt mehr zu erwarten. So wie es nach wie vor Buch, Film, Radio gibt, obschon immer wieder ihr Untergang prognostiziert wurde, werden sozial-digitale Medienformen nicht mehr abgelöst, höchsten konkrete Anbieter/Plattformen verschwinden … etwa der Niedergang von Studivz..

In Deutschland ist diese Entwicklung naturgemäß etwas verzögert — viele Unternehmen entschließen sich erst jetzt, entsprechende Kanäle aufzubauen. Das lässt sich etwa mit einem Blick auf Stellenanzeigen nachvollziehen, in welchen Referenten für Neue Medien gesucht werden. Nicht selten wird dabei — mit dem Ansinnen/mit dem „Das brauche wir jetzt dann doch mal!“ — über das Ziel hinausgeschossen: Warum braucht ein B-to-B-Unternehmen unbedingt einen entsprechenden Kanal? Warum ein Hersteller eines industriellen Produktes ein Profil? Denn was soll darauf verbreitet werden? Wer soll damit erreicht und angesprochen werden? Ist überhaupt jemand im Unternehmen, der/die den Kanal langfristig pflegt? So wirft es dann kein gutes Licht auf das jeweilige Unternehmen, wenn sich etwa ein Wasserversorger ein Twitter-Profil zulegt, dort aber keine aktuellen Störungen zu posten vermag …

Obschon ein altbekanntes Thema, so doch nicht an Aktualität einbüßend: die Namen des Profils und, insbesondere und noch älter, etwaiger Emailadresse selbst.

Es sollte (für Emails) eine vernünftige Form gefunden werden: Vorname und Name und/oder eine Institution. Diese Mail sollte dann einhergehend einen passenden Namen erhalten: Die „personalabteilung@XY.de“ heißt dann konsequenterweise „Personalabteilung XY“ und nicht „person personal“ oder ähnlich Kryptisches.

Es geht schließlich um die Repräsentation und den langfristigen (ökonomischen) Erfolg einer Körperschaft, wenn auch bekannterweise dieser Druck gerade bei öffentlichen Institutionen wenig ausgeprägt ist.

In diesem Zusammenhang empfiehlt sich, wie jüngst im Zuge etwaiger Bewerbungsportale immer mehr zu beobachten, auf quasi-anonyme Antwort-Unterschriften zu verzichten: „Mit freundlichen Grüßen Die Personalabteilung“ → NEIN, weil gleichgültig wirkend!

Klar, es geht um die Repräsentation einer Körperschaft, aber ohne einen konkreten Ansprechpartner zeigen Sie am Ende nur, dass die (Initiativ-)Bewerbung beispielsweise nur pro forma möglich ist und selbige Sie eigentlich nicht interessiert.

Sind Sie ein Unternehmer — und sei es „nur“ ein selbstständiger „Einzelkämpfer“/eine „Einzelkämpferin“, als Gärtner/als Gärtnerin —, so sollte eine knappe Internetpräsenz inklusive Seriosität verbreitender Telemediengesetz-Angaben und einer Steueridentifikationsnummer sowie einer vollständigen Emailadresse Pflicht sein. Die dazugehörige Mail: „kontakt@gaertner-xy.de“.

Solche knappen und fokussierten Auftritte wirken professionell und drücken auch eine gewisse Verlässlichkeit aus — entsprechende Seiten sind zudem für wenige Euro im Monat realisierbar. Wichtig — nochmal — die Email sollte natürlich auch gepflegt und dortige Nachrichten zeitnah beantwortet werden, sonst lassen Sie es lieber … „Macht das alles wirklich Sinn?“, sagen Sie zu Recht, weil es doch eben noch hieß, dass bisweilen (wenn auch in Bezug auf Soziale Medien) über das Ziel hinausgeschossen wird. Aber:

Auch immer ältere Semester recherchieren über das Internet — kann dort nichts gefunden werden oder ist der Befund befremdlich, reduziert sich die Chance einer Kontaktaufnahme und eines zu erwartenden Geschäfts.

 

3. Wie schreibe ich — ein paar Textbrocken, Typographie- und Design-Grundlagen

Hier werden wir nicht bei null beginnen. Diesbezügliche Stichworte sind bereits gefallen und mögen hier genügen. Es sind schließlich verinnerlichte, grundlegende Umgangsformen gemeint:

Höflich, respektvoll — ggf. souverän, seriöse und professionell gilt es zu kommunizieren; wenn Sie mal etwas „direkter“ angeschrieben wurden — nicht die Contenance verlieren.

Schließlich — Datenschutz hin oder hier — könnten Ihre wütenden Antworten langfristig gespeichert werden und eine Entgleisung bleibt damit nicht nur im Gedächtnis. Insofern — auch in Bezug zum 1. Punkt — bietet sich eine übrigens auch im verbalen Alltag praktikable, einen freundlich-sozialen Austausch förderliche Kommunikation auf Augenhöhe an. Auch oder besonders dann, wenn es eine Hierarchie gibt. Wobei hier nicht behauptet werden soll, das Konzept der „flachen Hierarchien“ biete einen vollständigen Gegensatz. Oft sind damit verbundene Strukturen vor allem eine Art Illusion, denn gerade in Unternehmung liegt die Verantwortung am Ende doch bei einigen oder wenigen. Gleichwohl eben auch in den meisten Unternehmen nicht Einzelpersonen, sondern Teams hinter etwaigen Errungenschaften stehen. Flache Hierarchien sind also vor allem eine kommunikativ-soziale Strategie, Teamfähigkeit, Engagement und Kreativität zu fördern. Was umgekehrt nicht heißt, flache Hierarchien seien Augenwischerei — besagte Effekte sind essentiell! Nicht zuletzt sorgt eine stark hierarchisch geprägte Atmosphäre — eben auch textlich etabliert — für folgendes Problem: nämlich dem Chef/der Chefin immer nur dem Mund zu reden. Oder: Wozu in einer komplexen Welt Experten ins Unternehmen holen, wenn der einzelne oder die einzelne Führungsperson glaubt, alles besser zu wissen? Teufelskreise, Stagnation oder Betriebsblindheit könnten die Folgen sein …

Insgesamt ist hier am Ende eine gewisse Abwägung notwendig — manchmal müssen von bestimmten Personen etwaige Entscheidung realisiert werden, auch wenn sie keine Zustimmung finden. In diesem Fall bedarf es einer deutlicheren, aber niemals herabwürdigenden Sprache. Als Faustregel gilt, Hierarchie hin und her:

Wie in einer In-natura-Begegnung Sonnenbrillenträger selbige abnehmen sollten, um dem anderen offen in die Augen zu schauen, sich selbst in Augen schauen zu lassen, gilt es im Text vorzugehen! Das heißt beispielsweise, präzise zu sein und im Falle etwaiger Unstimmigkeiten moderat zu bleiben.

Daher gilt es — ganz alltäglich —, Termine und Fristen klar zu benennen: nicht „nächste Zeit …“, sondern dann und dann. Reaktionen haben ebenso deutlich ausfallen: „Werde mich bis dann und dann melden …!“ — siehe unten.

Es empfiehlt sich bei Erstkontakt — nicht nur schriftlicher Natur, sondern etwa bei Betreten eines Büros — zumindest eine hierarchische Grundstruktur Ihres potentiellen Kontaktinteresses/Ihres womöglich künftigen Arbeitgebers im Auge zu behalten/recherchiert zu haben, um eventuell eben auch eine flach-hierarchisch angelegte Kommunikation zu identifizieren. Sind Sie sich nicht sicher, gilt folgende Regelung:

  • Nennen Sie die hierarchisch höchststehende Person im Anschreiben zuerst.
  • In natura geben Sie ihr zuerst die Hand.

Beliebte Faustregeln wie „Ladies first!“ sind hier nicht gültig, gar fatal und ohnehin diskutabel: Sie bewegen sich nämlich zwischen positiver Diskriminierung und Zementierung alter Weltmodelle (die Frau als besonders Verehrenswert, aber damit auch zart, zerbrechlich …).

Entsprechend sollten Sie sich — egal welchen Geschlechts — angewöhnen, gibt man Ihnen die Hand, aufzustehen! Und natürlich sich zum initiativen Handgeben zu erheben …

Das gilt auf für Chefs etc. — so wird auch in der Köperhaltung eine Kommunikation auf Augenhöhe ersichtlich. Denke Sie daran, Kommunikation ist nicht nur „da draußen“ in Medien wie Druck oder Film etc. zu finden, sondern allgegenwertig (wenn auch nicht bewusst) — ein erheblicher Teil jeder Kommunikation läuft nonverbal.

Apropos Hierarchien: Die durchaus mit diesem Begriff argumentierenden Diskurse um Gleichberechtigung bzw. weitere Geschlechtsverständnisse — dass diese anderen Formen diskriminiert werden — weisen auf einen stark männlich orientierten Sprachgebrauch hin. Als Medienmacher und Wissenschaftler nun sind diese Argumente natürlich nachvollziehbar — schließlich ist Sprache im Text oder Verbal eben ein stark Menschen prägendes Medium ≈ etwa als Denken in Sprache! Vergegenwärtigen Sie sich, dass Diskriminierung bedauerlicherweise, auch abseits der Geschlechterfrage, allgegenwertig ist — keiner möchte sie erfahren, keiner ist so ganz davor gefeit, selbst dann und wann zu diskriminieren. Ein Bemühen, Diskriminierung zu vermeiden, sollten Sie aber zumindest anstreben.

Die Umformung der Sprache in Richtung einer gewissen Geschlechtsneutralität ist insofern allerdings „einzugrenzen“, also dass Sprache natürlich nur eine unter vielen Einflussgrößen ist und der Forderung nach Neutralität ein bisweilen sehr kausales Wirkungsverständnis zugrunde liegt — etwa so: „Sprache festigt definitiv Diskriminierung!“ So ein Ursachen-Wirkungsverständnis ist im Sinne bereits oben beschriebener systemischer oder netzwerktheoretischer Vorstellungen zu pauschal und vereinfacht. Diese hitzige Debatte, die hier nicht im Detail behandelt werden kann, wäre also tendenziell in sachliche Gründe zu führen — das gilt für alle Beteiligten. Dennoch:

Eine weniger stark geschlechtsspezifische Sprache ist etwa in der Kontaktaufnahme mit modern geführten Unternehmen und Institutionen (etwa einer Universität) zu empfehlen — einerseits, weil sie zeitgemäß ist und durchaus kommunikativ bzw. medientheoretisch nachvollziehbar: statt „Studenten und Studenteninnen“ „Studierende“ zum Beispiel.

Andererseits — wenn Sie den Gedanken einer solchen Sprachhandhabung ablehnen, Sie sich nicht mal tendenziell für den Sinn dahinter erwärmen können — sollten Sie sich mit Blick auf eine eventuell von Ihnen angestrebte Stelle zumindest daran versuchen oder dann doch einen anderen Arbeitgeber ins Auge fassen.

Wie es also bzw. dennoch keine überstrapazierte Hierarchiesprache geben sollte, ist umgekehrt die unentwegte Kommunikation einer Harmonie/zur Festigung selbiger oder deren Illusion gleichermaßen wenig sinnvoll. Manchmal sind Konflikte — vorausgesetzt einer professionellen, unpersönlichen und konstruktiven Kritikkultur — unumgänglich und Probleme gehören angesprochen, gerade wenn es darum geht, „etwas“ zu erreichen (kommerzieller Erfolg, ein Forschungsziel etc.). Darüber hinaus kann eine gute Diskussion bisweilen ein großer Gewinn sein — in Bezug auf etwaige Kreativentscheidungen. Aber auch mit diesen Beispielen befinden wir uns — sagen Sie zu Recht — noch auf einer sehr allgemeinen Ebene.

Kommen wir daher wieder deutlicher auf das Textverfassen zurück, sogar auf den Komplex der Anrede: Zu einer respektvollen Kommunikation gehört eben eine korrekte Ansprache — wie gesagt im Rahmen konkreter Abwägungen: So wird z. B. beim Militär durchaus — trotz deutlicher Hierarchien — bei einer gewissen Vertrautheit verbal auf eine klassische Anrede umgeschwenkt, die sich auf „Herr“ oder „Frau“ beschränkt. Bei erster Kontaktaufnahme erscheinen die oben genannten Formulierungen dem Autor dieses Blogs jedoch sinnvoll, um „auf der sicheren Seite“ zu sein.

Wie ebenfalls bereits oben erwähnt, ist in diesem Zusammenhang auch das Duzen Abwägungssache und eine Frage etwaiger Vertrautheit. Eine partielle Abweichung davon stellt der in einer Körperschaft gepflegte, im Zuge einer Corporate Identity bzw. deren gezielter Umsetzung als Corporate Design erdachte, als Guideline formulierte Sprachgebrauch (≈ Corporate Wording) dar: etwa in Geschäfte für jüngere Mode bzw. jene, die sich so fühlen wollen (Ü30–Ü50), oder in Unternehmen, die als Teil der jeweilig konzipierten Kultur auf akademische Grade (etwa auf Visitenkarten) verzichten.

Das ist stets gewagt und eine wohl zu überlegende Entscheidung mit Blick auf etwaige Gefühlslagen von Kontakten und/oder Kunden: Denken Sie nur daran, dass Sie, gerade 16 und vom Lehrer mit „Sie“ angesprochen, doch auch eine andere Behandlung erfuhren und ggf. Wert auf diesen mit dem „Sie“ verbundenen Umgang legten; denken Sie nur daran, dass mit Ende/Mitte 30 bei dem einen oder anderen schon die Melancholie einer „verlorenen Jugend“ einsetzt und das „Du“ willkommen wird …

Das Duzen ist eine Frage kommunikativer Aufbereitung — das entsprechend einer etwaigen Firmenpolitik gepflegte Duzen muss mehr oder minder explizit als Spielregel und eben als Nicht-Respektlosigkeit gegneüber dem Außen gekennzeichnet werden!

Ein erster dahingehender Schritt wäre etwa in Kontaktformularen (auf einer Homepage) gar nicht erst nach dem Nachnamen zu fragen — so zeigen Sie implizit, „wie es bei ihnen zugeht“. Aber es bleibt dabei, ein gewisses Risiko ist nicht auszuräumen — schließlich können Sie nicht von jedem Kunden verlangen, dass er Ihre Spielregeln akzeptiert oder Ihre Firmenphilosophie im Detail studiert. Übrigens, das Fehlen selber auf vielen Internetpräsenzen ist in dieser hinsichtlich besonders nachlässig.

Obschon also das Duzen zweifellos zum ersten Punkt zählt, so hat es zusätzlich auch eine gestalterische Dimension. Doch zunächst zu den Fakten: Im Zuge der neuen Rechtschreibung sind es und seine Possessivpronomen (auch) kleinschreibbar:

also schriftlich theoretisch möglich: „du“ statt „Du“

Das Risiko ist dann aber, dass man gerade bei Älteren auf Unverständnis stößt — zwischen Ihnen, als Briefautor, unterstellter Respektlosigkeit und der Vermutung eines Rechtschreibfehlers. Klar, das kleine „du“ müsste reichen, schließlich drückt es Vertrautheit und Egalität aus — aber es gibt eben in Fragen der Vertrautheit Zwischentöne, die eine kommunikatives Feingefühl erforderlich machen: Vornamengebrauch + „Sie“ in manchen Büros, genauso wie „Du“ und trotzdem keine Freundschaft … Und mit älter ist hier nicht gemeint „70 aufwärts“. Die Umstellung der Rechtschreibung, die dann nachfolgende Justierung selbiger hat auch heute 30–40-jährige betroffen, sie in relative jungen Jahren erwischt, und sowieso zu einer Verwirrung geführt. Hier ist nicht der Platz für große Ausführungen zu dieser Problematik, der Autor dieses Blogs möchte aber behaupten, eine gewisse Ungezwungenheit gegenüber einem als unumstößlich deklarierten Regelwerk wäre hinsichtlich der Rechtschreibung nicht immer der Untergang. Insbesondere, wenn anderseits typografische Maßnahmen — wie ja mit diesem Beitrag angemahnt — kaum Gebrauch finden, nicht mal ein Level wie das der Ungezwungenheit erreicht haben.

Insofern und darüber hinaus empfiehlt der Autor dieses Beitrags,

das „Du“ groß zu schreiben! Denn so sticht es einfach als würdigende Form der gezielten Ansprache aus dem „Bild“ des Textes heraus — natürlich nicht wesentlich, schließlich wird im Deutschen gegenüber etwa dem Englisch ja viel groß geschrieben.

Wenn es auch vorausgreift — nämlich das Ende eines Schriftsatzes meinend und im letzten Punkt erneut bzw. explizite Behandlung findend —, so steht es doch in Bezug zum Komplex eines höfliches Umgangs und muss hier bereits Erwähnung finden: Antworten auf etwaige Kontakte sind in der Regel Pflicht — wer weiß, was sich aus diesem ersten Wechsel noch ergibt, denken Sie daran, dass unschöne bzw. in diesem Fall ausbleibende Reaktionen vielleicht mit anderen geteilt werden und Ihren Ruf beeinflussen können. Handelt es sich um Werbebotschaften, gar Spam oder Entgleisungen, weniger wertend um „geschlossene“ Schreiben, die eine Reaktion nicht unbedingt erforderlich machen, kann das Antworten — je nachdem — ausbleiben. Dazu später also mehr …

Zum Text: Wie bereits erwähnt, hier soll nicht im Detail erläutert werden, was zu schreiben ist — das ist ohnehin nicht möglich, würde auch individueller Kommunikation entgegenlaufen. Phrasen und Floskeln sind zwar durchaus beruhigend — jeder vergewissert dem anderen gegenüber einen respektvollen Umgang/ein entsprechendes Ansinnen zu haben. Sie können insofern eine kommunikative Ausgeglichenheit begünstigen, sie sind dann aber ggf. so leer, dass sie eigentlich nicht ernst gemeint sind und damit keine Beantwortung erfordern — sogar, wenn sie als Frage formuliert sind (Auch dazu unten mehr — siehe dazu den nächsten Punkt). Dennoch ist zumindest ein konkreter Tipp zum Formulieren an dieser Stelle zu geben:

Nach der Anrede sollten Sie niemals mit „ich“ oder „wir“ beginnen! Das wirkt sehr selbstbezogen, Sie scheinen vermeintlich wenig auf Ihr Gegenüber einzugehen.

Wie ebenfalls bereits oben angerissen ist es als ein eine Institution Repräsentierender verstörend und wenig professionell, ein Schreiben nicht nur mit „ich“ zu beginnen, sondern auch konstant so fortzusetzen. Im Text wäre also „wir“ in manchen Textteilen eine bessere Wahl.

Insbesondere Personaler sollten in ihrer schriftlichen Reaktion (auf eine Bewerbung) nicht mit „Ich“ auftreten. Positiv könnte ein derartiges Vorgehen noch als verantwortungsbewusst gedeutet werden ≈ man übernimmt selbige für eine eventuelle Entscheidung oder Absage. Negativ: „Ganz schon egozentrisch als Teil einer größeren Körperschaft!“ Zudem: Es kann hier zwar nicht vertiefend darüber debattiert werden, ob solche Entscheidungen überhaupt von Personaler getroffen werden können, schließlich sind sie regelmäßig fachfremd im Bezug auf eventuelle Stellenausschreibungen … Aber: Was sagt das über die Institution aus, in der solch eine Entscheidungsbefugnis nicht durch die Fachdezernenten, den/die spätere/n Vorgesetzte/n wahrgenommen wird?

Oben wurde aber moniert, dass in Bewerbungsportalen nur mit „Die Personalabteilung“ unterschriebene Antworten unpersönlich und hinsichtlich des Respekts gegenüber den Bewerbern fragwürdig sind — wie passt das mit der jetzigen Aussagen zusammen? Einen Mittelweg gilt es zu finden — Sie (als Personaler) repräsentieren ein Unternehmen, selektieren teilweise und sind ein Individuum: Insofern treffen Sie bisweilen eine Entscheidung im Sinne des Unternehmens oder teilen diese zumindest mit — „Wir“ —, stehen aber als souveränes, verantwortungsbewusstes Subjekt — Ihr Name/Kontakt — für eine Sie anschreibende Person — eines genauso wertvolles Individuum — auf Augenhöhe zur Verfügung!

Wir bleiben beim Text, setzen uns nun auf einer anderen Ebene mit ihm auseinander. Und diese Auseinandersetzung beginnt erneut mit dem Medium — wie schon eingangs und zum ersten Punkt erwähnt:

Die Unterscheidung zw. Verpackung und Inhalt ist nur eine theoretische! In kommunikativen Vorgängen gilt es, stets beides zu berücksichtigen!

Unterbewusst findet diese „Verarbeitung“ ohnehin statt — aber wie es nun einmal mit vielen unterbewussten Dingen und der einhergehenden mangelndem Reflexion ist, verhält es sich auch hinsichtlich der Gestaltung: Sie wird übersehen, als gegeben oder oberflächlich angenommen UND doch (je nach Person mehr oder weniger, gar nicht) wirkt sie. Und ist dabei — nochmal — eine mit dem Inhalt zusammenhängende Größe:

Das heißt, für einen gedruckten Brief nutzen Sie — etwa im Rahmen einer Bewerbung — Papier mit mehr als 80 g. Für eine Einladung wählen Sie oder ein hinzugezogenen Profi hochwertiges Papier (Leinen etc., je nach Anlassen/Ihrer Persönlichkeit usw.) — das hebt sich vom Rest ab und bietet ein haptisches Erlebnis.

Dann ist ein korrektes Layout und sind es basistypografische Überlegungen, die einen Schriftsatz aufwerten, schlicht besser lesbar machen — insbesondere in Emails oder gedruckten Briefen. Diese grundlegenden Elemente sollte Ihr Schriftsatz also aufweisen:

Briefe (insbesondere Print) sollte über folgende Elemente verfügen:

  • Adressfeld (auch wenn später eine PDF daraus wird);
  • Textblock (Datum, Ort, Betreff, Anrede, Text, Verweis auf Anlagen)
  • grundlegende Daten Ihrer Person, ggf. Logo etc. bzw. Kontaktdaten im Kopfbereich oder in Kopf- und Fußzeilen oder oben rechts, rechts vom Adressfeld, verkleinert im Adressfeld (≈ Rücksendeangabe) bzw. auf dieses Bereiche verteilt (gerade bei Mehrseitigkeit: Name, Email-Adresse und/oder Telefonnummer immer gleich ersichtlich halten).

Es gilt: Lassen Sie dem Text ein wenig Raum — halbe bis ganze Leerzeile nach der Anrede, Leerzeile vor dem Gruß etc.. Gebrauchen Sie Absätze und oder Leerzeilen zur Strukturierung längerer Texte. Rücken Sie wichtige Infos ein oder nutzen Sie einen anderen Schriftschnitt (bold etc.) zu deren Hervorhebung.

Beschränken Sie sich in Fragen des Raums nicht nur auf besagte Leerzeilen. Text wird besser lesbar, wirkt aufgeräumter, wenn es ein Mehr des sogenannten „Weißraums“ gibt:

Halten Sie die Zeilen also nicht zu lang, schon gar nicht knapp bis an die Ränder! Nicht nur wird eine Bindung des Papiers oder das Lochen damit schwierig. Vielmehr wird der Druck auf manch mittelprächtigen Geräten unmöglichen.

Gleiches gilt übrigens auch für handschriftliche Einladungskarten: Abstand rechts, links, oben und unten; Leerzeilen etc. In jedem Fall braucht es einen mit Bedacht gewählten Zeilenabstand!

Das Ganze verhält sich bei Emails — eben medienspezifisch — etwas anders:

Email-Elemente:

  • ausgefülltes Betrefffeld
  • im Textfeld: Anrede, Textblock, Signatur am Ende (Kontaktdaten — Name, Email-Adresse und/oder Telefonnummer)

Auch bei Emails gilt, lassen Sie ein wenig Raum: halbe bis ganze Leerzeile nach der Anrede, Leerzeile vor dem Gruß etc., Absätze und oder Leerzeilen zur Strukturierung längerer Texte, wichtige Infos einrücken oder einen anderen Schriftsatz nutzen.

[Wir können uns hier nicht detailliert mit Fragen des Datenschutzes auseinander setzen, ein diesbezüglicher Hinweise erscheint dennoch sinnvoll: Mehrere Adressen oder Weiterleitungen an andere sollten nur dann für alle Beteiligten sichtbar sein, wenn ein Einverständnis aller vorliegt. Ansonsten nutzen Sie anonymisierte Verteiler oder setzten diese Adressen BCC, als Blindkopie.]

Die Email ist also in dieser klassischen Form eher schlicht, man könnte durchaus sagen, sie ist in vielerlei Hinsicht der SMS und einer Whatsapp ähnlich. Die Formatierung hat also Grenzen — auch weil die Nachrichten später im Emailprogramm oder im Browser aus der Fasson geraten können, da die Fenster skalierbar sind. Auch deshalb sind Absätze für wichtige Infos sinnvoll, sodass dieses — ggf. unterstützt durch Einrückung — tendenziell dem linken Rand des jeweiligen Fensters nahe sind und damit wahrscheinlich besser sichtbar werden oder ins Auge fallen.

Es gäbe die Möglichkeit, auch Emails ähnlich „aufwendig“ wie klassische Briefe zu gestalten — unter Verwendung eines HMTL-Codes. Sie kennen dergleichen aus Werbemails, die quasi mit Logos, Grafiken, Links und Text kaum einer Internetseite nachstehen. Der Autor dieses Blogs hält ein entsprechendes Vorgehen für Nachrichten aber unzweckmäßig — nicht zuletzt, weil die Mail ggf. als Werbung missinterpretiert werden kann, die Grafiken je nach Einstellung des Mailprogramms gar nicht ad hoc dargestellt werden. Bilddateien können von etwaigen Programmen gar als Gefahr eingestuft werden. Für Shops etc. hingegen ist diese Variante natürlich sinnvoller, da sie konsistent ist und eben einer oder der Store-Seite ähnelt — deren Kommunikation ist hier aber nicht das Thema bzw. nur am Rande.

Widmen wird uns noch etwa detaillierter dem klassischen Brief. Warum? Sicherlich ist sein Einsatz im Rückgang befindlich, anderseits als Anschreiben bei Online-Bewerbungen formal (als PDF) weiterhin aktuell!

Wollen Sie einen Umschlag mit Sichtfenster benutzen, so muss die Empfängeradresse folgendermaßen gestaltet/positioniert werden:

  • 85 mm breit, 45 mm hoch
  • linke, obere Ecke des Feldes: 45 mm von oben und 20 mm vom linken Rand (A4)
  • Lassen Sie innerhalb des Feldes abstand zum Rand desselben, sodass die Adresse nicht durch Verrutschen im Umschlag unlesbar wird.

Sollten Sie dementsprechende Verpackungsmaterialien mit Fenster nicht benutzen wollen, den Brief ohne Sichtfenster verschicken bzw. stattdessen das Schriftstück uploaden oder einer Email anhängen wollen, sind sie etwas freier in der Gestaltung — bleiben Sie aber den „gewohnten“ Strukturen verbunden und positionieren Sie die vollständige Anschrift (die postalische), auch wenn Sie, wie gesagt, einen digitalen Versand anstreben/er als Option aufgeführt wird, oben links auf der (digitalen) DIN-A4-Seite.

ODER: Wenn Sie mehr Erfahrung haben — oder sich aneignet haben (jenseits eines Studiums durch entsprechende Lektüre und vor allem ausreichend Übung) —, können Sie die Elemente auch in Teilen anders positionieren: Bleiben Sie aber einer sichtbaren Unterteilung treu; d. h., die Elemente sollten visuell und/oder räumlich unterscheidbar und klar identifizierbar bleiben. Dies im Hinterkopf können Sie mehr Eindruck hinterlassen (weil sich Ihre Gestaltung von der Masse abhebt; und dann, weil im Kopfbereich und in der Fußzeile mehr Raum bleibt, Wesentliches wirken zu lassen), indem Sie etwa den Textblock nach rechts rücken, ihre Kontaktdaten links positionieren — hier ein Beispiel (allerdings nicht A4):

Datum und Ortsangabe werden klassischerweise unterhalb des Adressfeldes, meist rechtsbündig gesetzt. Hinsichtlich des Datums gibt es beliebte typografische und ästhetische Fehler oder mit Blick auf Duden und DIN mindestens etwas, das als Grauzone beschreibbar ist: In früherer Datenverarbeitung, zur Zeit der Schreibmaschine war es sinnvoll, es „nur“ machbar, das Datum in etwa so zu kodieren: „TT.MM.JJJJ“. Eigentlich müssen auf die Punkte Leerzeichen oder halbe Leerzeichen folgen, Worte werden hier abgekürzt. Diese „leerzeichenfreie“ Formatierung hat sich der Erfahrung des Autors dieses Blogs nach aber derart verbreitet, dass sie wohl eher als fehlerlos verstanden wird. Der Gebrauch des Leerzeichens hingegen dann als Fehler — daher:

Datum nach etablierter Datenverarbeitung, aber bedingt „schön“:

TT.MM.(JJ)JJ

Besser, aber vielleicht als Fehler interpretiert — halbe oder ganzes Leerzeichen; zudem in elektronischer Kommunikation problematisch:

TT. MM. (JJ)JJ

Problematischer gestaltet sich der Gebrauch eines halben Leerzeichen auf elektronischen Wege deshalb, weil es nicht immer wird unterstützt wird, sodass es etwa in Emails hinsichtlich etwaiger Umbrüche und der Skalierbarkeit eines Emailfensters als Kompromiss sinnvoll ist, doch auf Leerzeichen zu verzichten. Typografie ist diesbezüglich ein Kompromiss.

Oder Sie nutzen diese die Diskussion umschiffende Lösung für ein Datum:

(T)T. Monat (ausgeschrieben also) JJJJ

Wobei zu beachten ist:

3. Januar 2019

03. Januar 2019

Die Null wird also weggelassen.

Insgesamt sollten Datum- und Ortangabe so aussehen:

Musterstadt, den (T)T. (ausgeschrieben also) JJJJ

Musterstadt, TT. MM. JJJJ

Übrigens ist das Abkürzen von Jahrzahlen ein schwieriges Feld — selbst für Typographierende. „95“ statt „1995“ mag noch recht eindeutig sein, weil wir uns noch nicht weit von der Jahrtausendwende entfernt haben. „05“ wäre dann schon schwieriger: 1905 oder 2005? Die Angabe könnte als das Jahr 5 n. Chr. verstanden werden. Unabhängig davon: Zwar wird die Korrektheit bisweilen diskutiert, trotzdem würde der Autor dieses Textes empfehlen (wenn eine Abkürzung unbedingt notwendig ist — ggf. aus Platzgründen, um unschöne Umbrüche zu vermeiden), eher auf ein Apostroph zurückzugreifen: „’95“ statt „95“.

Typographie kollidiert oft mit — typisch deutsch, möchte man behaupten — quasi religiös ausgelegten Regelwerken wie dem Duden oder der DIN. Typographie ist, der Erfahrung des Autors dieses Blogs nach, in Teilen eine Abwägungsfrage — etwa bezüglich der Sinnhaftigkeit Jahreszahlen abzukürzen. Und: Typographie ist vom Projekt und dessen Zielgruppen abhängig. In jedem Fall ist sie eine kommunikative Frage — so etwa hinsichtlich der Groß- respektive Kleinschreibung des „Du“/„du“. Eine weitere beispielhafte und hier konkretere Diskussion in dieser Hinsicht ist jene zum sogenannten „Deppenbindestrich“. Die dazugehörige Debatte soll — nach Beobachtung des Autors dieses Blogs — heruntergebrochen vor allem betonen, wie intellektuell und aufmerksam jene, die den Verzicht des Deppenbindestrichs fordern, selbst zu sein glauben. Der Bindestrich kann nämlich durchaus — wie gesagt Text und dessen Satz sind kommunikative Mittel — „gekonnt“ den Lesefluss lenken, um Aspekte hervorzuheben und natürlich komplexe Substantivketten aufzubrechen — etwa in Zielgruppen die mit den Begriffen nicht vertraut sind.

Gut, aber um solche Details geht es hier in den maximal zweiseitigen Schriftsätzen nur sehr am Rande.

Jedenfalls folgt nun der Betreff:

Betreff: Xxx Yyy Ccc

Xxx Yyy Ccc

Das Wort „Betreff“ kann also auch weggelassen werden. Sie sollten sich bemühen, den Betreff über der ersten Falzmarke zu positionieren — wenn Sie den Brief ausdrucken und in einem DIN-Lang-Umschlag versenden wollen. Dafür wird der Brief — übrigens egal, ob Sichtfenster oder nicht — zweimal gefaltet (in Büros maschinell, zuhause drucken Sie Falzmarken am linken Rand auf — zur Orientierung für das Falten oder falten nach Augenmaß), sodass drei gleich große Teile entstehen:

Anschrift, Absender, Datum/Ort und Betreff sollten (in gedruckter Form) über der ersten Falzmarke liegen, sodass gleich (beim öffnen des Briefs) vom Empfänger zu erfassen ist, worum es geht.

Apropos Anrede: Abkürzungen wie für einen Bachelor of Arts sollte Sie, als im Auftrag einer Institution Kommunizierende/r, zumindest einheitlich verwenden: Daher sollten Sie in ihrer Institution dringend einen Leitfaden entwickeln, veröffentlichen und dessen Umsetzung kontrollieren. Gerade Institutionen wie eine Universität haben ja auch noch einen teil-erzieherischen Auftrag — insofern sollten die, wenn überhaupt vorhandenen, Leitfäden auch den Studenten näher gebracht werden: Und sei es nur als einführende PDF für alle Neueingeschriebenen oder Angestellten.

Grundsätzlich sind Abkürzungen — markiert durch einen Punkt — durch Leerzeichen zu trennen, eben weil sie ganze Wort repräsentieren — B. A. und nicht B.A. wie z. B. und nicht z.B.. Nun hat sich wohl Dank der immer noch sehr einer Schreibmaschine ähnelnden Software Word und deren Verbreitung das Auslassen dieser Leerzeichen eingebürgert. Und, wie gesagt, als Resultat von Emails etc. und der dort begrenzten Formatierung. Das Leerzeichen ist tatsächlich auch ästhetisch nicht immer ganz ideal und bei automatisierten Umbrüchen unschön/zu vermeiden. Daher kann alternativ ein halbes Lehrzeichen (auch in Word) gesetzt werden oder bei der Angabe akademischer Grade auf Punkte ganz verzichtet werden:

Eigentlich/theoretisch (halbes oder ganzes Leerzeichen): B. A. und z. B.

Fragwürdig, aber verbreitet — insbesondere in elektronischer Kommunikation bisweilen unumgänglich: ohne Leerzeichen — B.A. oder z.B.

Umschiffung hinsichtlich der Grade: BA, MA, PhD

Bei MA oder M. A. ist übrigens nicht mehr klar, ob ein Magister gemeint ist oder der „neue“ Master. Ob das eine besser ist als das andere oder nicht oder umgekehrt, soll hier nicht entschieden werden. Es liegt aber eine differente Qualität (im Sinne von Eigenschaft, nicht Wertung) vor, da dem Master etwa ein Bachelor vorangeht, oft damit eine andere — z. B. geprüfte — Differenz zwischen Grundstudium und Spezialisierung verbunden ist … Wie gesagt, Abwägungen, Recherchen und lieber ein wenig mehr Höflichkeit denn zu wenig sind eine sichere Nummer. Das Ausschreiben beider Grade ist — als Erleichterung für Sie — ohnehin eher selten.

Durchaus wichtig ist es, im weiteren Schriftsatz „Striche“ und „Gänsefüßchen“ korrekt zum Einsatz zu bringen — Sie zeigen Zusammenhänge auf, wie sich Dinge zueinander verhalten, formen Pausen im Lesefluss und können Betonnung schaffen: oft ohne, dass der Text gelesen oder der Kontext verstanden werden muss.

Sie sehen, der Inhalt wird visualisiert, kann visualisiert werden, gleichsam ein eher nüchterner Text dramatisiert werden. Sicherlich wäre es ideal, wenn sich beides im Einklang zueinander befände, schließlich kann beides als gleichwertig gelten. Doch hier soll auf die Möglichkeiten einer Aufwertung verwiesen werden. Übrigens ist (eben auch visuelle) zu dramatisieren nichts Manipulatives (wie heute allerseits vorschnell behauptet wird), sondern Dramaturgie ist allgegenwertig: Die grüne Ampel als Startschuss, die rote als Schluss; der Ablauf einer Wahl, des Einkaufs etc. Gerade daran scheitern wissenschaftliche Texte regelmäßig — sie sind zu „trocken“, verstehen Kommunikation nicht ganzheitlich, sondern nur als Beiwerk. Aus so einer Haltung resultiert dann letztlich eine verpasst Chance — wissenschaftliche Text werden unzugänglich oder ihnen gelingt es nicht, ihre Inhalte zu erklären …

Beginnen wir mit dem Bindestrich:

Zeilenumbruch:

Haus-

bau

 

nicht:

Haus–

bau

nicht:

Haus—

bau

Bindestrich:

95-jähriger, nicht 95–jähriger oder 95—jähriger

kritisiert (als Deppenbindestrich), aber kommunikativ sinnvoll, weil veranschaulichend: Dampfschifffahrtsgeschafts-Vertrag

Der Bindestrich ist in Word direkt ohne Tastenkombination abrufbar: „-“

Es gilt, Titel etwaiger (zitierter) Werke in Kombination mit anderen Substantiven anhand solch eines Bindestrichs zu koppeln. Das kann durchaus problematisch sein, formal ist es aber so richtig ist:

Eigentliche Kopplung eines Buch-/Film-Titels und weiterer Substantive — nicht immer schön, da den „ Titel“ (zer-)störend:

für: Eine deutsche Jagdgeschichte. (ein Kurzfilm des Blog-Autors)

→ Eine-deutsche-Jagdgeschichte.-Autor

Problematisch ist dies Insofern, als dass hier in die dezidierten Feinheiten und die Wirkung eines Titels eingegriffen wird, gar die Titelbestandteile nicht mehr aus dem Textblock herausfallen. Auch wenn die folgende Maßnahme erneut heiß diskutiert wird, nun unter der Abwertung „Deppenleerzeichen“, könnte es sinnvoll sein , wie folgt vorzugehen — wenn auch dies erneut Abwägungssache ist:

Möglichkeit: In der Kopplung Leerzeichen belassen, den Komplex mit Anführungszeichen markieren, um die Form des orginären Titels zu erhalten:

(„Eine deutsche Jagdgeschichte.“-Autor)

Oder: Leerzeichen belassen, den Komplex mit Schriftschnitt (hier kursiv) kennzeichnen — um auch so den ursprünglichen Titel zu bewahren:

(Eine deutsche Jagdgeschichte.-Autor)

 

Korrekte Gedankenstriche im Verhältnis zum Bindestrich:

Falsch: „-“ Bindestrich als Gedankenstrich

Richtig: „–“ oder „—“

Mac: Command + – oder Umschalt + Command + –

Win: Alt + 0150 oder Alt + 0151

Gedankenstrich stets mit Leerzeichen:

Xxx Yyy Ccc — Vvv Bbb Nnn — Mmm …

 

Achten Sie auf — im Zusammenhang mit der Kopplung bereits behandelte — korrekte bzw. einheitliche Anführungszeichen in ihrem Text:

„…“

„Irgendwelche Striche“ machen Kommunikation ungenau — Zitat oder Titel sind eben nicht Zollzeichen oder Zeitangaben (und umgekehrt).

Tastenkürzen hängen von Einstellungen der Software ab … aktivieren Sie etwa „Typografische Anführungszeichen“ und deutsche Sprache bzw. Grammatik

(«…» — sogenannte Guillemets in französischer Form)

»…« — üblicher, und zwar umgekehrter Gebrauch der Guillemets in Deutschland

Mac: Command + Umschalt + Q bzw. Command + Umschalt

Win: Alt + 0187 — Alt + 0171

nicht: „…“

Merkregel für korrekten Gebrauch: 99, unten — 66, oben

Brauchen Sie einfache Anführungszeichen (Zitat im Zitat, Markierung etwaiger (salopper) Wendungen), nutzen Sie ebenfalls korrekte Formen und nicht „was dem am Nächsten“ kommt:

‚…‘

(‹…›)

›…‹

nicht: ‚…‘

Brauchen Sie ein Apostroph, nutzen Sie, wie gesehen, das korrekte Zeichen und nicht „irgendeinen Strich da oben“:

’95

Mac: Umschalt + Alt + #

Win: Alt + 0146

nicht: ’95

Apropos Zahlen: Wenn Sie Öffnungszeiten nennen oder Angaben „von bis“ machen wollen, schreiben Sie entsprechendes („von“ 9 „bis“ 12) im Fließtext aus. Gesondert oder als Auflistung nutzen Sie den Gedankenstrich:

Bissstrich (alias Gedankenstrich): –/—

25–30 oder 25—30, jeweils ohne Leerzeichen

Der Bissstrich ist auch der Streckenstrich:

Rom–Oldenburg oder Rom—Oldenburg, jeweils ohne Leerzeichen

nicht: 25-30, Rom-Oldenburg (das wäre dann eine Stadtteilbezeichnung)

Der Bindestrich wird manchmal als Minus bezeichnet, etwa wenn Sie anderen eine Webadresse diktieren.

Das eigentliche Minus ist der Gedankenstrich:

10 – 2 = 8, jeweils mit Leerzeichen

nicht: 10-2 oder 10–2, auch nicht 10 – 2 etc.

 

Telefonnummern:

In Zweier- oder Dreiergruppen von hinten, durchaus mit Vorwahl neubeginnend — erhöht die Lesbarkeit:

+49 / 12 34 / 5 67 89

Durchwahl:

+49 / 12 34 / 5 67 89-123

oder:

049.1 234 567 123

 

Hausnummer: Musterstraße 12a

→ besser lesbar: Musterstraße 12 a

→ oder: Musterstraße 12 A

→ ästhetisch besser, weniger auseinander gerissen, halbes Leerzeichen

Postfach: 1234

→ besser lesbar: 12 34

→ ästhetisch besser, weniger auseinander gerissen, halbes Leerzeichen: 12 34

 

weitere relevante Nummern:

in Viergruppen von vorne: IBAN DE89 1234 4762 4758 1234 00

Steuernummern werden weitgehend mit Schrägstrich gegliedert:

Finanzamt/Bezirk/Unterscheidungsnummer und angehängt ohne Leerzeichen ein Prüfziffer

Nach diesen sehr spezifischen Tipps werden wir wieder etwas allgemeiner, aber nicht minder relevant:

Etwaige Listungen bzw. Stichpunkte: Gedankenstriche nicht Bindestriche!

Solche Listungen oder zusätzlich Infos — Ort und Zeit einer Einladung, Sie teilen jemanden eine Adresse mit — können (wie gesagt) eingerückt werden, sodass sie aus dem Textblock herausfallen und direkter erkannt werden!

Apropos Textblock:

Nutzen Sie rechtsbündigen Satz oder Blocksatz (bei letzterem bitte mit aktivierter oder manueller Silbentrennung ≈ genügend um Lücken bzw. „Löcher“ zu vermeiden, lassen Sie aber nicht mehr als drei Trennung hinter- bzw. unter-einander zu, damit keine Zerpflückung des Textes droht).

Auch wenn „zentrierter Text“ vielfach als Synonym für Harmonie gilt, ist längerer Text damit schlecht lesbar: Da der Anfang der Zeilen schwer zu finden ist!

Apropos Textblock II:

Wenn es mal zu Auslassungen kommt — Achtung Dreipunkte wirken oft sehr lax —, nutzen Sie bitte diese Tastenkombination:

Mac: Command + .

Win: Alt + 0133

Wird ein Satz offen belassen — Dreipunkt mit Leerzeichen:

Xxx Ccc Vvv …

Wird ein Wort abgebrochen — Dreipunkt ohne Leerzeichen:

Xxx Ccc Vv…

Apropos Textblock III:

Das Eszett ist kein Buchstabe, sondern ein Ligatur, eine Zusammensetzung aus Buchstaben — in jedem Fall sorgt es für Probleme und großen Streit, wenn es mit Großbuchstaben kombiniert wird. Die kaum beachtete Regel im Umgang mit dem Eszett war bzw. ist (so kann es auch weiterhin zum Einsatz gebracht werden) folgende:

Das Eszett unter Versalien:

MaßeMASSE

Stattdessen lassen sich solche Hässlichkeiten beobachten:

MAßE

Ästhetische und/oder typografisch ein Graus, Löcher verursachend, birgt diese Mixtur auch eine Präzision, denn Eigennamen werden so nicht „verzerrt“: „Schlußmeier“ würde nämlich zu „SCHLUSSMEIER“ werden. Kennt man das Original nicht, würde sich ein Fehler verbreiten.

In einer Mischung aus sich verbreitenden (fehlerhaften) Gebrauch des Eszetts als „Kleinbuchstabe“ unter Großbuchstaben und der Notwendigkeit, das ästhetische Dilemma anzugehen, ist nun seit 2017 ein versales Eszett im Duden vorgesehen. Diese Idee birgt aber ebenfalls und gleich mehrere Probleme:

Verfügt Ihre Schrift über ein großes Eszett? Wahrscheinlich (noch) nicht … Ist das Eszett dort gelungen oder dem B zu ähnlich? Leider bisweilen der Fall … Dann bleiben Sie bei der klassischen Regel:

Eszett-Tipp I: Vermeiden Sie — etwa in Kopfzeilen z. B. von Programmreichungen (einer Konferenz) — die Namen etwaiger Personen (Vortragende) in Großbuchstaben (oder Kapitälchen — dazu gleich mehr) zu setzen. Großbuchstaben sind oft ohnehin nicht gut lesbar und das Problem, ob Sie ein großes Eszett „haben“ oder nicht, das „Kleine“ wild „reinmischen“ müssen, erledigt sich.

statt: „SCHLU — ? — MEIER, VORTRAG 1“

„Schlußmeister, Vortrag 1“

Eszett-Tipp II: Abseits etwaiger Namen vermeiden Sie den Gebrauch eines Eszetts in Grußbuchstaben, indem Sie stattdessen (der althergebrachten Regel entsprechend) zwei „S“ benutzen — zumindest solange Sie nicht wissen, ob das versale Eszett in der von Ihnen gewählten Schrift vorhanden bzw. ob es gelungen ist.

XXX CCC VVV MASSE BBB NNN

Apropos Textblock IV:

Nie mehr als zwei Schriften verwenden — besser nur eine einzige.

Wenn es doch sein muss, sollte definitiv ein sichtbarer Kontrast zw. den Schriften vorliegen. Denn das Schriftmischen ist schon für Experten nicht einfach, da hier ästhetische Faktoren beachtet werden müssen — Kontraste, die konkreten Größen der Buchstaben etc. Daher:

Wählen Sie in der Regel lieber nur eine seriöse und solide Schrift — keine Hand- oder Schreibschriften, keine Comic- oder Monospace-Schriften (letztere sind ggf. was für Emails) — es sei denn, und auch dann ist der Gebrauch des Aufgezählten mit einem Fragezeichen zu versehen, wenn diese Schriften mit ihrem Corporate Design zu begründen sind … Das kann ein Wagnis sein oder schlicht konsistent wirken!

Sind Sie unsicher/unerfahren: Nutzen Sie seriöse, wenn auch zugegeben etwas zu viel benutzte und damit manchmal langweilige Schriften (Liste folgt). Denn dieses sind meist gut designt — das gilt sowohl für Schriften mit Serifen, „diesen kleine Häkchen“, als auch jene ohne.

Eine alte Faustregel wie im Internet und Bewegtbild (auf Grund geringerer Auflösungen im Verhältnis zum Druck) nur Serifenlose zu benutzen, kann vielfach als überholt gelten, mindestens eingeschränkt werden. Zwar hat sich der Standard (72 dpi gegenüber 300 dpi) nicht verändert, doch die Übertragungsgeschwindigkeit und die Qualität der Anzeigegeräte. Umgekehrt: Regeln wie Serifenschriften seien oft besser lesbar, weil sie wie die Serifenlose eben nicht einen „Lattenzaun“ von Strichen ausbilden, sind grundsätzlich diskutabel.

Ob eine Schrift — Serifen oder nicht — modern, dynamisch oder traditionsbewusst wirkt, ist ebenfalls nicht pauschal zu sagen. Oft gelten Serifenlose aber als moderner — eine Aussage, die ebenso als Gratwanderung zu verstehen ist. Insgesamt geht es hier um Feinheiten, die im Rahmen etwaiger Corporate-Design-Entscheidungen auch von Kleinunternehmern durchdacht gehören, ggf. angesichts der Vielschichtigkeit/der zahlreichen Abwägungen von einem Profi getroffen werden sollten.

Denkbare Schrift-Kandidaten (ohne Anspruch auf Vollständigkeit), welche gut designt sind, sich hinsichlich etwaiger Emails auf vielen Rechnern finden lassen könnten:

Arial, Helvetica, Verdana, Times New Roman, Garmond

Diese Empfehlungen gelten auch für Emails — Schriften werden in Mails nicht eingeschlossen: Entscheiden Sie sich für eine nicht sehr verbreitete Schrift, ein spezielle Form, wird die entsprechende Schrift beim Empfänger womöglich nicht angezeigt, dort also umgewandelt.

Sogenannte „Webfonts“ könnten der Mail angehängt werden — davon ist allerdings abzuraten, denn auch damit ist längst keine Garantie korrekter Darstellung verbunden.

Nutzen Sie innerhalb dieser einen von Ihnen genutzten Schrift mehrere Schnitte, um etwaige Elemente hervorzuhaben: Fett, Kursiv … — aber nicht zu viele: Sonst könnte Ihr Text Gefahr laufen, unruhig zu werden.

Nutzen Sie in diesem Zusammenhang echte Schnitte und nicht solche, die durch Word künstlich erzeugt werden. Schriften sind sehr detailliert designt, damit sie lesbar und für bestimmte oder diverse Zecke funktionieren, die Verzerrung verschlechtert Ästhetik und Lesbarkeit und schadet Ihrem kommunikativen Anliegen.

Einen normalen Schnitt (regular etc.) einfach nur zu verdicken, um einen fetten Satz zu bekommen, kann im Unterbewusstsein Ihrer Leser Stolpersteine erzeugen und wird von Kennern ohnehin sofort erkannt. Das betrifft besonders die beliebten, aber regelmäßig falsch genutzten Kapitälchen — vermeintlich sind sie verkleinerte Großbuchstaben. Word verkleinert zu diesem Zweck meist wirklich einfach nur Großbuchstaben. Echte Kapitälchen sind optisch bzw. strukturell Großbuchstaben ähnlich, aber so designt, dass sich eben in kleinerer Form funktionieren und sich in den Kontrast des Schriftbildes und der übrigen Schnitte einfügen.

Bitte überprüfen Sie innerhalb der Schriftdatei, ob echte Kapitälchen vorliegen — nutzen Sie nicht „gefakte“ Schriftschnitte. Verzichten Sie bei Unsicherheit auf Kapitälchen!

Hinsichtlich Schriftschnitten und sogenannten Auszeichnungen (Betonung bestimmter Aspekte) sollte noch ergänzt werden: Übertreiben Sie es nicht! Typische Overkills sind folgende: Billige Flyer auf rotem oder gelbem Papier — angeblich herausstechend: naja … Oder Hinweise zur Kaffeemaschine oder dem Lichtausschalten im Büro: rote Schrift in Fett und unterstrichen — das soll sehr ins Auge fallen und die Relevanz betonen, wirkt aber einfach nur zu viel und wird derart oft in typografisch-kommunikativer Unbedarftheit gebraucht, sodass diese Maßnahme womöglich sogar unterzugehen droht. Weniger ist mehr — und das gilt auch hier: Wenn etwas schon rot ist, sollten Sie abwägen, ob noch eine Fettsetzung notwendig ist und noch genauer, ob ein Unterstreichen etwas bringt.

Und nicht zuletzt:

Beschränken Sie sich auf zwei, max. drei Schrittgrößen, sodass der Text nicht zu unruhig wird:

Fleißtext, Anschrift ggf. Überschriften, Betreff ≈ 10, 11 oder 12 Punkt

Kopf- und Fußzeile, Absenderadresse, Seitenzahlen, Kontaktdaten ≈ 7, 8 oder 9 Punkt

 

4. Wann schreibe ich? Zeitmanagement und Zeitpunkt

Dieser Abschnitt ist der Überschrift entsprechend zweigeteilt: Es geht zunächst darum, den Zeitpunkt ihrer Kommunikation zu behandeln und dann darum, den Zeitaufwand der Kommunikation zu untersuchen. Zum ersten Komplex gab es schon mehrere Verweise im vorliegenden Blogeintrag:

Bei etwaigen Fristen halten Sie sich an selbige oder, wenn Sie sie — im Wesentlichen unbeabsichtigt — nicht einhalten können, bitten Sie zeitnah um eine Verlängerung.

Um es nochmal deutlich zu sagen, es geht hier zunächst nicht um ein vorsätzliches oder auf Grund mangelnder Finanzkräftigkeit entstandenes Nicht-Zahlen-Wollen oder -Können.

Jedenfalls kann es wie gesehen sinnvoll — schneller — sein, ein anderes Medium als das für das Anschreiben genutzte zu verwenden. Statt also einen Brief zurückzuschreiben, kann die Fristverlängerung über eine Email erbeten werden — solange dieser Kommunikationsweg auch angeboten wird. Ihr (behördliches) Gegenüber sollten Ihnen dann — im Sinne allgemeiner Höflichkeit und insbesondere im Rahmen eines Verhältnisses zw. Kunde und Unternehmen — eine kurze Antwort zukommen lassen.

Jetzt werden Sachbearbeitern sagen, wie sollen wir das alles schaffen? Das ist sicherlich eine berechtigte Fragen, die nur mit einer besseren Kommunikationsorganisation beantworten werden kann: Das hießt etwa bezüglich Krankenkassen, eventuelle Anfragen an den Versicherten, den Kunde wohlgemerkt, umfassend und vorausschauende zu formulieren. Also gehört die Liste gewünschten Unterlagen in ein einziges Dokument, es gehören alle Fragebögen angefügt. Was nicht sein sollte, ist nach jeder Anforderung eine weitere vorzunehmen, einige Wochen später wieder einen Fragebogen, gar denselben zu verschicken. Nicht zuletzt würde mit so einem Vorgehen Porto, Papier, Arbeitszeit und insbesondere die Geduld des Kunden eingespart.

Es können Standardantworten vorformuliert und automatisiert werden, sodass das Schreiben quasi ausfällt: „Danke für Ihr Nachricht! Ich habe Ihr Anliegen gelesen, wir erwarten den zeitnahen Eingang des ausgefüllten Formulars …“

Das gilt auch bei Bewerbungen: Eine Eingangsbestätigung ist kommunikative Pflicht, schließlich wird damit auch das (Un-)Vermögen eines potentiellen Arbeitsgebers kommuniziert/gezeigt, wie und ob den Bewerbenden oder potentiellen Stelleninhabenden Wertschätzung entgegen gebracht wird!

Dabei ist es übrigens sehr wahrscheinlich, dass eine korrekte Anrede nicht immer gelingt. Sie sollten nun aber nicht sofort eine Verbesserung vornehmen, oft sind diese Empfangsbestätigungen — als ökonomische Maßnahme gegenüber etwaigen Bewerbungsmassen — vorforumliert und „nur“ mir Ihrem Namen versehen. Das ist war nicht wirklich persönlich, in diesem ersten Austausch geht es aber eben noch nicht primär um korrekte Ansprache (das sollte aber später der Fall sein), sondern darum, Vergewisserung zu erfahren, ob Ihre Mail oder Ihr Brief angekommen ist.

Selbst oder gerade in kleineren Unternehmen/als UnternehmerIn sollten Sie derartige Vorlagen erstellen, um (im Sinne eines Zeitmanagements, gleich mehr dazu) durch die Beantwortung von Emails nicht zu sehr gebunden zu werden. Die Wichtigkeit auch kurzer Reaktion sollte nämlich nicht unterschätzt werden — das lässt sich an einem alltäglichen Beispiel erkennen: Sie stehen beim Bäcker an der Theke und werden nicht bedient. Der eine Angestellte kümmert sich um einen anderen Kunden, die andere bereitet gerade den Backofen vor. Vielleicht sind dies Dinge, die nicht unterbrochen werden können und Sie müssen nun folglich warten. Werden Sie als Wartender erkannt, man sagt Ihnen aber nicht „Ich bin gleich bei Ihnen!“, ignoriert sich quasi, steigt erfahrungsgemäß die Chance, dass der Wartende aufgibt und woanders hingeht.

Bezüglich etwaiger Fristen sollte an dieser Stelle zur Zeitlichkeit betont werden, dass Sie im Sinne von gegenseitige Respekt (zumindest anfänglich) ehrlich bleiben sollten. D. h., vor allem auf die Kommunikation von respektive mit öffentlichen Institutionen bezogen, das in einem Schreiben festgelegte Datum mit dem Versand des Schriftstückes zu koordinieren. Aus eigner Erfahrung des Autors dieses Schriftsatzes ist es aber regelmäßig der Fall, dass ein Schreiben auf Montag datiert wurde, erst aber Freitag, gar Samstag im Briefkasten liegt. Klar, ist der Versand gedruckter Kommunikationen zeitaufwendig und nach wie vor nicht wirklich schnell, bisweilen sogar langsamer denn je, da in manchen Regionen an bestimmten Tagen gar kein Postbote mehr unterwegs ist. Doch so wird von einer 14tägigen Frist quasi eine Woche abgezogen, weil der Brief auf den Aktenwagen bis Donnerstag oder Freitag ruht … Solche Strukturen müssen optimiert werden — eben um die damit heraufbeschworenen Auswirkungen zu minimieren (Vertrauensverlust, Unzufriedenheit …).

Feste (oft am Ende einer Woche liegende) Versandtage könnten schlicht in die Fristsetzung bzw. Berechnung einkalkuliert werden, sodass kein ärgerlichen Fristverkürzungen entstehen — oder soll doch durch diese Quasi-Fristen Druck erzeugt/verstärkt werden?

Klar, ist es auch Ihre Pflicht Versäumnisse — wiederum gegenüber einer Krankenversicherung — zu vermeiden oder Ihr Einkommen zur Berechnung anzugeben. Aber solche verkürzten Fristen in Schreiben zu etwaigen Abfragebögen (erneut einer Krankenkasse zum Einkommen) setzen unnötig unter Druck — schließlich wird der Beitrag, wie ebenfalls bereits gesagt, ohnehin rückwirkend eingezogen. Natürlich birgt der Begriff „Versäumnis“ noch andere Dimension — nun abseits dieser öffentlich-rechtlichen Kommunikation und abseits des (ernstgemeinten) „Kann-ja-mal-Vorkommen“: Jährlich müssen zahlreiche — eigentlich erfolgreiche (in Bezug auf ihre Auftragslage) — (Klein-)Unternehmen „die Segel streichen“, weil die Ausstände die Firma handlungsunfähig machen. In dieser Situation sind natürlich bei wiederholt verweigerte Zahlung weitere Maßnahmen, über Kommunikation, eine dort erhöhten Druck hinaus, notwendig.

Aber auch der Versand öffentlicher Instanzen zum Ende der Woche gehört grundsätzlich hinterfragt. Denn bösartig ließe sich ein Absicht unterstellen: Zum einen scheint hinsichtlich etwaiger Fristen, der Druck auf den Empfänger erhöht werden zu sollen (durch besagte künstlich Verknappung selbiger/Quasi-Fristen). Dabei scheint hier nicht nur ein bedingt zeitgemäßes Verständnis vorzuliegen — nämlich zu glauben, der eigentlich heute als Kunde zu Begreifende sollte dankbar sein. Zum anderen könnte man glauben, dass man sich einerseits vor der unmittelbaren Reaktion der Angeschriebenen schützen will — da ja Freitag Nachmittag und am Wochenende ohnehin niemand zu erreichen ist. Gleichsam wird hier — fast marketingtechnisch genial — die Nachwirkung des Geschriebenen verstärkt, weil man sich das ganze Wochenende ärgern kann: etwa zum fünften oder sechsten Mal ein und dasselbe Formular zu erhalten. Ist das unbewusst, kalkuliert, gar frech? Eine Kommunikation (mit mehr oder minder öffentlichen Institutionen) auf Augenhöhe wäre schön, sie bleibt aber vermutlich weiterhin ein Wunschgedanke.

Auch bereits behandelt: Kanäle, die Sie und etwaige Unternehmen anbieten, müssen gepflegt und bedient werden. D. h., auf Emails ist eben zu reagieren — und zwar nicht nach Wochen, sondern innerhalb von ein bis zwei Werktagen.

Denken Sie als UnternehmerIn auch daran, dass in dieser Zeit viel passieren kann und Ihnen unter Umständen ein Auftrag entgleitet. Wenn Sie als EinzelkämpferIn nun auch mal eine Auszeit brauchen, aktiveren eine automatisierte Antwort. Auf Twitter sollte regelmäßig etwas gepostet werden, mindestens in Abstimmung mit anderen Kanälen (Ihrer Unternehmung) Relevantes Verbreitung finden: Eine Störung eines von ihnen offerierten Angebotes, ein Unterrichtsausfall, gehört nicht nur spezifisch den Betroffenen gegenüber kommuniziert, sondern in die Newssektion und auf Facebook sowie Twitter — soweit beides genutzt wird. Nochmal: Überlegen Sie also, ob eine solche Plattform für Sie funktioniert, es eine betreffend Person in Ihrem Unternehmen gibt, die sich zumindest im Notfall um den entsprechenden Kanal kümmern kann …

Der Zeitpunkt Kommunikation zu initiieren, ist selbstverständlich ebenfalls in diesem ersten Komplex relevant — vielleicht bei einer Kontaktaufnahme via Mail nicht so sehr. Dennoch: Wie beim Briefversand die Zustellung und das dazu notwendige Zeitfenster (Abholung der Briefe, Briefkastenleerung, Transport) berücksichtigt werden muss, um etwa eine Bewerbungsfrist einzuhalten, gilt es auch bei Emails Fristen im Blick zu behalten — obschon deren Versand ja nur wenige Sekunden benötigt.

Etwas Reserve zwischen Versand auch der elektronischen Post und einer eventuellen Frist ist sinnvoll. Denn es ist immer mal wieder der Fall, dass eine Email nicht zugestellt wird, oft auch ohne eine Fehlermeldung:

Weil Ihre Email unseriöse ist: kein Betreff, wenig formatierter Text, weil Ihr Mailserver bzw. Ihres Homepage-Anbieters (ohne Ihr eigenes Verschulden) auf eine Blacklist geraten ist — denn viele Provider wickeln den bzw. Ihren Emailversand über einen oder wenige Server und entsprechende IP-Adressen ab. Findet sich unter den tausenden von Kunden ein schwarzes (Spam verursachendes) Schaf, so kann der ganze Server für Wochen auf solch eine Liste geraten und die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Emails ankommen stark abnehmen. Weitere Gründe sind, Sie haben die Empfängeradresse falsch eingegeben oder Sie ist ihnen vom Empfänger falsch mitgeteilt worden. Jedenfalls haben Sie mit etwas Puffer noch Zeit, eine andere Absenderadresse zu wählen oder nach einem anderen Ansprechpartner zu schauen. Automatische Lesebestätigungen anzuwenden, um zu verifizieren, dass Ihre Nachricht angekommen ist, sind eine Gratwanderung — manchmal forsch und gar unhöflich wirkend. Eine höfliche Aufforderung im Text der Mail ist dann schon besser, auch eine höfliche Nachfrage nach drei bis vier Werktagen kann in Betracht kommen.

Gerade auch dann, wenn etwas „gewünscht“ wird, sollten Sie einen Puffer wählen: Zwar gilt es — wenn auch oben darauf verweisen wurde —, dass Emails bzw. deren Accounts regelmäßig gepflegt werden, also der Posteingang betrachtet und etwaige Nachrichten in ca. zwei Tagen beantworten werden sollten.

Hinsichtlich erwartbarer Beantwortungszeiträume gilt es zu beachten bzw. Sie sollten davon ausgehen, der oder die Angeschriebene wird erst nach dem Wochenende (im Fall klassischer Arbeitszeiten) antworten, dann ggf. — weil sich so einiges angesammelt hat — verzögert.

Auch hinsichtlich Emails außerhalb der Arbeitszeiten sollte seitens des Verfassers keine Antwort vor dem nächsten Arbeitsbeginn erwartet werden — sicherlich kann es Ausnahmen geben, weil es ein bestimmtes Projekt erfordert. Ein derartiges Vorgehen sollte dann aber im Vorfeld angekündigt und abgestimmt werden. So ist eine spontane Planänderung via Email am späten Vorabend nicht als unbedingt erfolgreich zu betrachten … da ist eine Whatsapp vielleicht idealer, sie wird sofort gelesen oder hinsichtlich eines „gesunden“ Selbstmanagements und eines Firmengerätes am morgen vor Arbeitsbeginn beachtet und kann ggf. die Sichtung etwaiger kurzfristiger Planänderungen wahrscheinlicher machen. Kommunikation ist immer auch ein Kompromiss — wie mit dem häufigen Verweis auf Abwägungen in diesem Blogeintrag impliziert wurde.

Im Bezug zur Fragen der Zeit meint das auch, dass Sie zumindest in Teilen (je nach kommunikativen Verhältnis zueinander) auf Ihr Gegenüber eingehen müssen: nur weil Ihr persönlicher Tagesrhythmus vorsieht,  nur während der Heimfahrt zu telefonieren, abends ab 21 Uhr anzurufen oder wichtige Anfragen per Email den nächsten Tag betreffend erst ab 23 Uhr zu verfassen, muss das Ihr gegenüber noch lange nicht … bzw. dann noch lesen.

Abseits etwaiger öffentlicher Institutionen, die oft auf Grund eines nach wie vor praktizierten Gefälles und Missverständnisses zwischen der Institutionen und deren Kunden (ohne natürlich pauschalisieren zu wollen, es könnten auch zahlreiche Gegenbeispiele genannt werden) und in Ermangelung eines wirtschaftlichen Interesses, ist eine Erreichbarkeit insbesondere für Selbständige, Kleinunternehmer und natürlich wiederum größere Institutionen lebenswichtig. Externe Beispiele haben wir im vorhergehenden Text immer wieder behandelt: Aufträge können durch die Lappen gehen, Kunden verstimmt oder eine potentieller Arbeitgeber verprellt werden … Wichtig ist der Zeitpunkt etwaiger Kommunikation auch intern — Prozesse innerhalb einer Körperschaft müssen schnell und nachhaltig koordiniert werden (Email, (Telefon-/Video-)Konferenz etc.).

Gewinnbringend kann hier etwa der Einsatz von Managementsoftware sein oder kostengünstiger einer „umgebauten“ Lernplattform (etwa Moodle): Sie kann den Projektstand allen Beteiligten vermitteln bzw. ersichtlich machen. Alternativ finden sich mittlerweile diverse Apps für mobile Geräte, sodass der individuelle Kommunikationsaufwand minimiert wird.

Intern gibt es allerdings noch eine zweite zeitliche Komponente — nämlich das eigene Zeitmanagement. Und auch das greift auf einen der genannten Punkte zurück: nämlich auf Nachrichten außerhalb der Arbeitszeit zum Beispiel.

Beantworten Sie Nachrichten außerhalb der Arbeitszeit nicht, schalten Sie den Account, das Emailprogramm, das Firmennotebook oder Mobilgeräte über das Wochenende oder während der Ferien ab.

Umgekehrt verzichten Sie darauf, Nachrichten etwaiger Prisanz außerhalb der Arbeitszeiten oder am Wochenende an Ihre Angestellten, Teammitglieder oder Bewerber zu verschickten — einerseits, weil deren Zustellung nicht garantiert ist, andererseits wird ein oft unhöflicher Subtext kreiert: Absagen am Sonntag — will man besonders frustrieren, ist ein Machtspiel am Werk oder schlicht Egozentrik (also kein Bewusstsein für Umgangsformen)?

Sicherlich ist hier natürlich abzuwägen — als Inhaber sollten Sie auch im verdienten Urlaub zumindest für Notfälle erreichbar sein oder sich (auch als Teamplayer/als Mitarbeiter) in Grenzen/je nach Abstimmung und wie oben gesagt je nach Projekt und dessen Relevanz zur Verfügung halten …

Gerade als Einzelunternehmer nun verspüren Sie sicherlich einen höheren Druck, keine Kunden zu vergraulen und damit stets auf Nachrichten antworten zu wollen. Zwar ist das — wie alles hier gesagte — eine Abwägungssache, doch erfahrungsgemäß kann die Bereitschaft Anfragen oder konkrete Rückfragen, Änderungswünsche an einem Projekt etwa über das Wochenende (direkt) zu beantworten, dazu frühen, dass sich Ihr Kunde zusehends darauf versteift, immer dann, wenn es ihm oder ihr passt, mit Ihnen in Kontakt zu treten und von Ihnen eine umgehende Reaktion erwartet. Am besten soll dann alles „gestern“ geändert werden, den Content, denn Sie für ein Printprodukt etwa von Ihrem Kunden bräuchten, verzögert sich dann undefiniert …

Des Weiteren führt eine wirklich unmittelbare Beantwortung zu einem mehrfachen Problem für Sie selbst — etwa so: Es macht „Brumm“ und Sie sehen auf Ihr Mobilgeräte und schreiben sofort zurück! Das schadet Ihrer Konzentration — was Sie gerade machen, muss unterbrochen werden, Sie geraten aus dem Arbeitsfluss und müssen sich erst wieder einfinden, was in Anbetracht der Masse etwaiger Nachrichten Ihre Produktivität und die Qualität Ihrer Arbeit über den Tag hinweg verringern kann. Wenn Sie ein Team sind, verhält sich der beschriebene Sachverhalt natürlich anders — vielleicht ist einer von Ihnen als Account-Manager abgestellt und damit ausschließlich mit der Kundenbetreuung beschäftigt.

Ohne Sekretariat empfiehlt es sich, für „einen selbst“ eine feste Kommunikationszeit vorzusehen — vielleicht eine Stunde am morgen. Was danach eintrudelt, wird erst am nächsten Tag, im nächsten Kommunikationsfenster beantwortet. So werden Sie als EinzelkämpferIn nicht ständig in Ihrem „Flow“ unterbrochen …

 

5. Die eventuelle Pflicht zu antworten, das Nicht- oder Ende eines Dialogs

Sicherlich lässt sich bei seriösen und nicht unbedingt werbetechnischen Nachrichten festhalten,

zunächst ist eine Form der Höflichkeit zeitnah zu antworten — beruflich und privat.

Insbesondere im digitalen Zeitalter handelt es sich doch insgesamt um wenig Aufwand, brauchen diverse Wege der Kommunikation doch kein Papier, keinen Füller, kein Porto und keinen Gang zum Briefkasten. Obschon, wie im vorhergehenden Punkt angedeutet wurde, diese Einfachheit einerseits die Menge der Kommunikation steigert und damit auch den Zeitaufwand selbige zu handeln. Zudem — so die Beobachtung des Autors dieses Blogs — steigt mit der Einfachheit und damit steigender Kommunikationstätigkeit, auch abseits eines allgemeinen Sendebewusstseins vieler, offenbar das Bedürfnis, sich stets beschäftigt zu geben — denn Langeweile oder Leerlauf sind nicht-akzeptiert (wenn auch „unter der Hand“ allgegenwärtig). Auch deshalb ist immer häufiger einen mehr oder minder auftretenden Ghosting zu beobachten: Ohne Ansage, Begründung oder Erklärung wird ein „Nerver“ langsam ausgeblendet, man antwortet nur noch langsam respektive zeitversetzt, dann gar nicht mehr — in sozialen Netzwerken wird die Person zur einer Karteileiche.

Selbstverständnis ist vor einer Nichtbeantwortung keiner gefeit — weil man sich den gerade skizzierten „Busy“-Zeitgeist oft kaum bewusst macht (Diese Reflexion ist eben auch ein Ansinnen dieses Blogs). Und natürlich wird ein jeder/eine jede durch sein/ihr Umfeld beeinflusst, sodass sich besagte Art des Umgangs verbreitet. Dann gibt es diese Nicht-Beantworten wohl auch, weil der ein oder andere quasi im weiteren Verlauf einer Kommunikation so reagiert, wie es ihm „angetan“ wurde: Ein Spiral wird fortgesetzt. Insofern ist eine verspätete Antwort oder das Vergessen selbiger vielleicht nicht gleich als Affront auszulegen. Ggf. ist ein höfliches Nachhaken, eine Nachfrage denkbar und sinnvoll — es dürfen also nicht immer böse Hintergedanken angenommen werden — zumindest solang bis Sie das Gefühl haben, es hat keinen Sinn mehr: Anbiederung hilft im Ghosting nicht unbedingt, sondern kann selbiges noch verstärken.

Zudem ist eben auch ein mangelndes kommunikatives Selbstmanagement zu beobachten — Sie gehen mit jemandem ins Café und er oder sie kann nicht von seinem/ihrem Smartphone lassen. Nicht selten wird dann nichts richtig erledigt — weder das Gespräch in natura, noch die virtuellen Botschaften beantwortet.

Im Zuge besagten wachsenden Sendebewusstseins — also die eigene Meinung nur auf den ersten Blick demokratisch stetig allen aufzwingen zu wollen, undemokratisch ein rigoroses Lagerdenken meinend — ist das Entschuldigen natürlich eine in der Zurückdrängung befindliche soziale Form:

Wenn Ihnen also auffällt, nicht geantwortet zu haben, Sie darauf gar hingewiesen werden (übrigens auch im Falle des Hinweises zu einer etwaigen fehlerhaften oder missfallende Anrede), kann eine Entschuldigung durchaus die Wogen glätten.

Sie ist nicht unbedingt das Eingeständnis von Schwäche — insbesondere gut begründet, kann Sie auch den Eindruck von Unzuverlässigkeit ausräumen.

Insgesamt sollte es also ein Bemühen zum Antworten geben — wenn auch die menschliche Komponente (unbeabsichtigtes Vergessen etc.) niemals auszuschließen ist.

Allerdings gibt es zwei Ausnahmen oder Faktoren, die über diese menschliche Komponente hinausgehen bzw. selbige begrenzen — dergleichen haben wir schon behandelt: nämlich eine öffentliche Institutionen zu sein und damit verbunden bzw. zusätzlich einen Kanal anzubieten. Wird eine Behörde, eine Krankenkasse oder eine Universität angeschrieben, so sollte doch auch geantwortet werden — schließlich suggeriert die öffentliche Basis dieser Institutionen ein umfassendes Kommunikationgebaren (auch, wenn wie gesehen, selbiges gegenwärtig nicht zu sehr erwartet werden sollte). Das gilt umso mehr, wenn Dokumente eingereicht werden oder Fristen besprochen werden — hier gilt es kurz deren Eingang zu bestätigen. Natürlich kann diese auch freundliche „eingefordert“ werden — wie ebenfalls gesagt: „Bestätigen Sie mir bitte kurz den Eingang.“

Gibt es denn auch Anlässe, nicht zu antworten? Ein erste diesbezügliche Situation schließt direkt an das bereits beschriebene Szenario an: Zwar gebietet es durchaus die Höflichkeit zu antworten, gerade in Bezug auf etwaige Unterlagen oder Fristen, aber es ist nun einmal längst üblich, Schreiben ohne eine Gegenfrage oder Aufforderung nicht zu beantworten. Wenn auch nicht immer schön, ist das sicherlich auch der Masse der Nachrichten geschuldet und zumindest tendenziell für private Kommunikatoren nachvollziehbar, als Abwägung zulässig: Ein Ende des Dialog wird hier einfach implizit angenommen.

Faktisch beobachtbar, aber wie gesagt sozial fragwürdig ist das bereits behandelt Ghosting. Ein offenbarer Anlass nicht zu antworten sind Entgleisungen und natürlich Werbebotschaften etc. Da das Zurückschreiben nicht nur Zeit kostet, sondern mit der Beantwortung womöglich etwaiger Spam intensiviert wird: Das Anschreiben diverser Adresse (gegen den Datenschutz, legal oder illegal erworbener Datensätze) erfolgt ins Blaue hinein — viele Emailadresse sind ja nicht aktiv, ein Antwort (weil die Nachrichten authentisch wirkt oder ihr Fake-Status nicht als solcher erkannt wird) zeigt also etwaigen Akuteren, dass dort ggf. mehr zu holen ist.

Wenn auch nicht unbedingt als Spam zu bezeichnen, sind etwaige Zusammenarbeitsangebote auch nicht notwendigerweise zu beantworten, denn oft sind diese nämlich nach dem Copy-Paste- Prinzip verfasst, höchstens mit Ihrem Namen ergänzt — etwa bei Xing und LinkedIn zum Beispiel. Sind sie individueller verfasst, kann eine Antwort lohnen und sei es nur höflich darauf hinzuweisen, dass Sie im Moment nicht verfügbar sind.

Und eine zweiter definitiver Grund, nicht zu antworten ist banal, gleichsam weiter zu vertiefen: Nicht zu antworten ist wichtig, alleine schon, weil es sonst ja nie zum Ende einer Konversation kommt. Was natürlich bei so etwas wie einer Brieffreundschaft — gibt es selbige noch? — auch nicht gewünscht ist. Ob Whatsapp oder SMS oder als Integration vorhergehender Nachrichten innerhalb einer Email oder als abrufbarer Nachrichtenverlauf innerhalb eines Emailprogramms: Im gewissen Sinne enden Konversationen heute ja nicht mehr. Natürlich gibt es zw. Mail und Whatsapp entscheidende Unterschiede — etwa die im Kurznachrichtendienst deutlich dialogische Visualisierung der Nachrichten, die eine einfache Abstimmung gewisser Sachverhalte möglich macht, im Gegensatz zum strukturellen Chaos einer Emailkonversation.

Dann aber enden Dialoge häufiger denn je. Nicht nur, weil es mehr denn je Gespräche und Kontakte gibt, sondern Zusammenhänge oder Nicht-Zusammenhänge, bzw. Enden oder Nicht-Enden nicht immer wahrnehmbar markiert werden — etwa als Ghosting. Insgesamt ist hier eine Beobachtung medial-philosophischer Natur gemeint: Das Ende einer Phase im Leben ist bekanntlich kaum wahrnehmbar, alles ist im Fluss und gleichzeitig eben von diversen, aber nur schwerlich wahrnehmbaren Enden durchzogen: Schule, Studium, Beruf etc.: mit Zeugnissen markiert und dann doch gleich in etwas anderes übergehend. Gerade deshalb, so der Systemtheoretiker Niklas Luhmann, interessieren uns Medien bzw. Geschichten und einzelne Werke so außerordentlich, sie sind gar deswegen so wichtig — sie sind nämlich deutlich endlich und absehbar. Und dass über eine geschlossene Geschichte, den letzten Satz, gar das Wort „Ende“ hinausgehende mit Cover, Rückseite etc.

Luhmann weiter gedacht, zeigt sich hier also eine Sehnsucht nach klaren Strukturen, die natürlich erst mal wertfrei zu beobachten ist, vielleicht je nach Persönlichkeit einfach menschlich ist. Dann in — übersteigerter Version — kann es — so der Autor dieses Blogeintrags — auch vereinfachte, extremistische Weltbilder bedeuten. Hier dazu mehr — aber darum geht es in diesen Eintrag nun nicht. Gemäßigter meint dies:

Es ist oft für alle Beteiligten wichtig, einen Sachverhalt (in Vertragsangelegenheiten, in Beziehungsfragen, einfach einen Termin etc.) als abgeschlossen, besprochen — eben beendet — zu markieren. Dazu gehört es eventuelle Nachfragen auszuräumen, Termin zu konkretisieren und zu bestätigen — gerne auch durch eine Gewissheit schaffende Wiederholung: „3. März, 17 Uhr?“ „Das lässt sich einrichten: Ich werde am 3. März um 17 Uhr erscheinen.“

In diesem Zusammenhang sind Floskeln wie „Ich melde mich …“ problematisch: Zwar kann eine solche Formulierung auch höflich ausweichend sein — weil man „es“ nicht will, oder Bedenkzeit braucht. Sie signalisieren damit unter Umständen, dass Ihre Bereitschaft für einen Termin/weiteren Kontakt nicht wirklich ausgeprägt oder Ihr Selbstmanagement (also die Fähigkeit Termine zu planen) nicht besonders ausgebildet ist. Natürlich sind auch solche Formulierungen Abwägungssachen — bei manchen Menschen kann auf solche eine Aussage Verlass sein, bei anderen hingegen nicht. Wenn besagte Floskel also genutzt wird, sollten sie auch innerhalb weniger Tage antworten, damit eben nicht die genannten negativen Assoziationen bestätigt werden. Besser wäre es, einen konkreten Antwortzeitraum zu nennen.

Oder wollten Sie mit besagter Floskel eigentlich „höflich“ darauf hinweisen, nicht zur Verfügung zu stehen (oder den Auftrag nicht zu wollen): Dann sagen Sie es — weiterhin höflich — zumindest tendenziell deutlicher: „Leider kann ich/können wir Ihnen langfristig nicht zur Seite stehen …“

Das leider oft im Zusammenhang mit voller Auslastung praktiziert „Nicht-Antworten“ ist insofern fatal, weil es ja auch immer anders kommen kann: Nach dem Boom kommt die Talfahrt und Sie würden sich vielleicht freuen, dass der ein oder andere sich dann noch meldet — vielleicht ist auch einer darunter, dem Sie zuvor nicht helfen konnen, höflich abgesagt haben, er nun auf Sie zurück kommt. Umgekehrt: Warum sollte man Sie kontaktieren, wenn Sie einen vorher nicht beachtet haben?

Floskeln wie „Wie geht es Dir?“ „Was machst Du?“ entziehen sich teilweise der Beantwortungen — auch aus besagten ökonomischen Gründen heraus: im Austausch mit Menschen, die zu Bekannten geworden sind, die kaum oder nur nach langer Zeit zurückschreiben und das dann meist nur knapp. Aber diesbezüglich ist es am Ende wohl — Sie ahnen es — abzuwägen,

ob man derartige Aussagen als Floskel erkennt und eben als mehr oder minder leeres Ritual versteht und dem US-amerikanischen „How are you?“ oder „How do you do?“ entsprechend antwortlos lässt. Bei Unsicherheit empfiehlt sich dann natürlich eine Beantwortung, der Höflichkeit halber oder noch besser im Sinne echten Interesses natürlich um Gegenfragen erweitert. Diese nun sollten von Ihrem Gegenüber beantwortet werden: wenn nicht, wissen Sie Bescheid

— denken Sie daran, nicht zu kommunizieren, ist auch Kommunikation! Aber damit ist Kommunikation nicht immer höflich und/oder eindeutig!

Höflichkeit ist gar nicht so einfach, das haben wir bereits gesehen. Und selbige mit Eindeutigkeit zu verbinden, gestaltet sich noch schwerer — schließlch werden wohl nur wenige schreiben wollen,  „Das war es mit uns!“. Es kann hier keine eindeutige Antwort empfohlen werden. Wie diese Kette zumindest unverfänglich durchbrechen? Am einfachsten indem Sie keine weiteren Gegenfragen stellen. Insofern ist eine mit (persönlichen) Fragen versehener Dialog mindestens dreiteilig: a) Kommunikator 1 und Mail 1 mit Fragen, b) höfliche Gegenfragen — Mail 2 (Antwort auf Mail 1) des Kommunikators 2, c) Antwort auf die Gegenfragen — Mail 3, Kommunikator 1. Also bezogen auf das genannte Beispiel beantworten Sie (als K1) nun die Fragen im Anschluss an ihre Ausgangsfrage und stellen keine weiteren.

 

 

 

Ist das nun alles ein Grund, sind es gar mehrere Gründe zu verzweifeln? Sicher nicht! All das Genannte unentwegt zu berücksichtigen, ist selbst durch kommunikative Profis nicht immer zu leisten. Auch der hier „klugscheißende“ Autor des Blogeintrags hat schon den einen oder anderen Lapsus dahingehend begangen — etwa unhöflicherweise versäumt zu antworten. Es also, wie schon mehrfach betont, vor allem von einem Bemühen zu sprechen, Kommunikation bewusst zu gestalten …